Zarządzanie drukiem w nowym środowisku pracy

Postępująca cyfryzacja prowadzi do większej mobilności pracy. Zadania służbowe mogą być obecnie wykonywane z dowolnego miejsca – z domu lub z siedziby klienta. Wśród pracowników mobilnych rośnie zapotrzebowanie na coraz bardziej zaawansowane narzędzia. Zmiany te wiążą się zarówno z nowymi możliwościami, jak i wyzwaniami. Firmy poszukują rozwiązań, które zwiększą ich produktywność, mobilność, a jednocześnie są bezpieczne i przyjazne środowisku.

Analizy Good Technology wskazują, że w IV kw. 2013 r. rozwój aplikacji biznesowych wzrósł o 55%. Ponieważ praca nie może obyć się bez dokumentów, zarządzanie drukiem staje się koniecznością. Xerox prezentuje nową odsłonę usług zarządzania drukiem (Xerox Managed Print Services), która pozwala usprawnić obsługę procesów związanych z firmowymi dokumentami i osiągnąć oszczędności.

Dokumenty pod ochroną

Obsługa dokumentów jest związana ze znacznymi kosztami, które trzeba optymalizować, jednocześnie usprawniając procesy biznesowe w przedsiębiorstwach. Można to osiągnąć za pomocą usługi zarządzania drukiem, która polega na outsourcingu zarządzania i bieżącej optymalizacji floty urządzeń do produkcji dokumentów, korespondencji, faksów itp.

„Kiedy zwiększa się kapitał wiedzy firmy - w formie papierowej i elektronicznej - gwałtownie rośnie niebezpieczeństwo ujawnienia informacji. Bez odpowiedniego zarządzania dane te pojawiają się w tak wielu miejscach i tak różnych formatach, że firmy tracą nad nimi kontrolę. Nowe usługi firmy Xerox pomagają klientom skuteczniej zarządzać zapotrzebowaniem na informacje, szczególnie w kwestii bezpieczeństwa i automatyzacji obiegu dokumentów. Usprawnienie procesów następuje w trzech etapach: audyt i optymalizacja, bezpieczeństwo i integracja, automatyzacja i uproszczenie”

– mówi Maciej Nuckowski, dyrektor Działu Usług, Xerox Polska.

Usługi te umożliwiają radykalne usprawnienie procesów biznesowych związanych z dokumentami w firmie i przedsiębiorstwa zaczynają to doceniać. Jak pokazują badania Quocirca z 2014 r., 29% firm z sektora MSP, które rozumieją ideę usług Managed Print Services, zamierza wdrożyć to rozwiązanie w ciągu najbliższych 6 miesięcy.

Usługa przynosi korzyści

Wdrożenie usługi (Xerox Managed Print Services) sprawia, że firmowe dokumenty są kontrolowane i optymalizowane, a dzięki integracji z firmowymi systemami informacja jest przetwarzana w sprawny sposób. Bardzo wiele działań można uprościć i zautomatyzować, dzięki czemu zmniejsza się obciążenie powtarzalnymi czynnościami. Przykładem może być automatyczne rozliczanie niektórych dokumentów w systemach IT przedsiębiorstwa lub uproszczenie pracy z fakturami. Dzięki outsourcingowi można zredukować koszty druku przeciętnie o 10 do 40%, wpływając przy tym jednocześnie na zmniejszenie zużycia energii do 60%. Nowsze urządzenia są też bardziej przyjazne dla środowiska.

Dodatkową korzyścią jest ułatwiona możliwość druku z urządzeń mobilnych, które coraz częściej są obecne w firmach. Wyniki badań pokazują, że do 2015 r. 50% przedsiębiorców będzie drukować dokumenty za pomocą smartfonów i tabletów.

Według raportu IDC z 2013 r. ilość drukowanych materiałów w firmach na świecie sięga bilionowych wartości. Potwierdzają to analizy Infotrends, które pokazują, że większość firm przeznacza ok. 6% rocznych przychodów na druk. Zatem każda opracowana optymalizacja w tym zakresie przynosi istotne oszczędności.

Case study wdrożenia – Procter&Gamble

Firma Procter&Gamble posiadała 45 tysięcy kopiarek, drukarek, skanerów i faksów w 200 oddziałach na świecie i potrzebowała zwiększyć efektywność procesów biznesowych, w których występował obieg dokumentów i druk.

Wdrożenie przeprowadzone przez Xerox przyniosło: