Zarządzanie drukiem w erze pracy mobilnej

Według IDC w 2015 roku aż 37% pracowników z całego świata wybierze model pracy mobilnej. Pracodawcy coraz częściej dopuszczają to rozwiązanie, podążając za nowymi trendami w zarządzaniu. Na popularności zyskuje m.in. koncepcja BYOD (ang. Bring Your Own Device) zakładająca wykorzystanie przez pracowników urządzeń prywatnych w celach służbowych. Zjawisko to, choć korzystne dla firm, podnosi znaczenie zarządzania dokumentami oraz drukiem w dynamicznie zmieniającym się środowisku pracy. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom, Xerox przestawia nową odsłonę usług zarządzania drukiem – Xerox Managed Print Services.

Rozwiązania mobilne

Zmieniający się sposób i specyfika pracy sprawiają, że coraz częściej to sami pracownicy odgrywają kluczową rolę w procesie zarządzania drukiem i od nich zależy, jak znaczne korzyści jego wprowadzenie przyniesie firmie. Każde przedsiębiorstwo ma swoją unikalną kulturę, tempo i dynamikę funkcjonowania. Dlatego ważne jest, aby procedury były dostosowane do indywidualnych potrzeb organizacji i jej pracowników.

Sukces wdrożenia systemu zarządzania drukiem w firmie i wielkość oszczędności, jakie dzięki niemu zostaną wygenerowane, zależy w znacznym stopniu od tego, jak szybko i na jaką skalę pracownicy firmy wprowadzą zmiany w swoich zachowaniach i nawykach związanych z drukowaniem i przechowywaniem dokumentów.

Aby nowe reguły zostały entuzjastycznie przyjęte przez pracowników, warto zastosować systemy, które odpowiadają ich oczekiwaniom. Wychodząc naprzeciw potrzebom związanym z pracą mobilną oraz trendowi BYOD, Xerox oferuje szereg konfiguracji, które umożliwiają druk mobilny i zarządzanie danymi przechowywanymi na wewnętrznych serwerach i zewnętrznych repozytoriach w chmurze.

Aplikacja Xerox PrintBack daje możliwość m.in. drukowania zdjęć i dokumentów bezpośrednio ze smartfona i tabletu, zdalnego kopiowania danych z repozytoriów w chmurze do komputera w firmie, przechowywania zadań drukarki na komputerze do momentu zlecenia drukowania w celu zapewnienia bezpieczeństwa wrażliwych dokumentów. Dzięki Wi-Fi urządzenia Xerox pozwalają na pracę dowolnym miejscu, zarówno w biurze, jak i poza nim.

Korzyści płynące z zastosowania Xerox Managed Print Services

Odpowiednie zarządzanie drukiem to jednak nie tylko umiejętne wykorzystywanie szans, które generuje zmieniające się środowisko pracy, ale również skuteczne eliminowanie zagrożeń. Jak dowodzą badania Fortinet, 43% dużych przedsiębiorstw uważa mobilność, a 11% trend BYOD za największe zagrożenia dla zapewnienia bezpieczeństwa wewnętrznej sieci.

Aby zminimalizować powstałe w tej sytuacji ryzyko, stworzono systemy, które pozwalają na zabezpieczenie obiegu informacji otrzymywanych i przesyłanych do urządzeń drukujących. Do nich należy m.in. Xerox ConnectKey – system, który umożliwia personalizację aplikacji pozwalających na sprawne zarządzanie drukiem oraz przypisanie stopni dostępu do dokumentów dla poszczególnych użytkowników. Ponadto wszystkie pliki, które znajdą się w urządzeniu wielofunkcyjnym, są sprawdzane przez system antywirusowy, co w znacznym stopniu zwiększa bezpieczeństwo informatyczne firmy.

Xerox Menaged Print Services umożliwiają nie tylko zaadaptowanie technologii i usług bezpieczeństwa, ale również ujednolicenie poszczególnych procesów. Przykładem jest technologia druku poufnego - aby skopiować dokumenty lub odebrać wydruk, pracownik musi zeskanować swój identyfikator. Oprócz poprawy bezpieczeństwa, firma może w ten sposób zmniejszyć ilość i koszt wydruków, ponieważ te niepotrzebne są pomijane lub usuwane po upływie czasu określonego przed administratora systemu. W wyniku zastosowania opisanych praktyk wydatki firmy na zarządzanie środowiskiem druku można zredukować od 10% do nawet 40%. Ponadto, dzięki audytowi i optymalizacji, uproszczeniu ulegają inne procesy prowadzone przez przedsiębiorstwo, w tym np. raportowanie czy fakturowanie. Mnogość profitów płynących z zastosowania outsourcingu druku dostrzegają korzystające z niego firmy. Według raportu Business Centre Club prawie 50% z nich planuje dalsze inwestycje w tym obszarze.

Efektywna administracja środowiskiem druku zajmuje coraz ważniejszą pozycję w procesie zarządzania przedsiębiorstwem. Nowoczesne usługi muszą tym samym uwzględniać różne aspekty działalności firm i funkcjonować na wielu płaszczyznach. Właśnie dlatego nowa odsłona Xerox Managed Print Services obejmuje trzy obszary:

  • audyt i optymalizację,

  • bezpieczeństwo i integrację,

  • oraz automatyzację i uproszczenie.

Dzięki temu system nie tylko generuje oszczędności, ale stanowi wartość dodaną dla klienta. Przy zachowaniu wysokiego standardu możemy jednocześnie automatyzować procesy zarządzania, podnieść poziom bezpieczeństwa IT, zwiększyć produktywność pracowników oraz dbać o środowisko. Daje to szeroki wachlarz korzyści, które firma odnosi, korzystając z usługi outsourcingu druku.

- Maciej Nuckowski Dyrektor Działu Usług, Xerox Polska

Firma Grohe, światowy lider wśród dostawców luksusowej armatury łazienkowej, dostrzegła potrzebę usprawnienia procesów zarządzania drukiem i dokumentami w swoich biurach w Ameryce Północnej, Niemczech, Wielkiej Brytanii, Holandii, Austrii, Portugalii i Szwajcarii. Xerox został wybrany, aby pomóc w optymalizacji tych obszarów.

Zastosowanie Xerox Managed Print Services spowodowało:

  • zmniejszenie kosztów druku o 25%,

  • usprawnienie procesów fakturowania,

  • zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów,

  • zmniejszenie floty urządzeń z 500 do 280.

DLP expert magazyn
DLP expert 3/2014


Tekst pochodzi z magazynu DLP expert 3/2014 (10)- który bezpłatnie można pobrać tutaj: https://www.dlp-expert.pl/magazine

Źródło: Redakcja