Wdrożenie systemu jest naturalnym etapem na drodze rozwoju przedsiębiorstwa i w istotnym stopniu wspiera ten proces. Wszystkie moduły zapewniają informacje o rzeczywistej kondycji firmy, co pozwala nam na podejmowanie świadomych, trafnych decyzji biznesowych”.

Marek Hładyszewski, Prezes Zarządu, Bolarus S.A.

Bolarus S.A. jest jednym z największych w Polsce producentów urządzeń chłodniczych i niskotemperaturowych, obecnym na rynku już ponad 50 lat. Produkty firmy trafiają do sklepów spożywczych, supermarketów, punktów gastronomicznych, stacji benzynowych, a także są wykorzystywane w szpitalach, aptekach oraz laboratoriach w Polsce oraz 30 innych krajach. Obecnie firma zatrudnia około 250 specjalistów.

Klientami Bolarus są zarówno detaliści, jak i światowe marki i instytucje. Od początku swojej działalności spółka odniosła wiele sukcesów oraz otrzymała szereg wyróżnień za osiągnięcia z zakresu chłodnictwa komercyjnego.

Bolarus przywiązuje dużą wagę do energooszczędności, wzornictwa oraz jakości i ergonomii, dlatego na bieżąco ulepsza swoją ofertę. W celu zapewnienia najwyższego standardu wykonania urządzeń, spółka wykorzystuje innowacyjne rozwiązania i technologie, a cały proces produkcji odbywa się z zachowaniem norm ISO 9001, 14001, 13485.

Wyzwanie

Bolarus posiada rozbudowany Dział Techniki i Rozwoju, w którym prowadzone są prace projektowe i rozwojowe dotyczące zarówno nowych modeli, jak i produktów z aktualnego portfolio firmy. Dzięki tej jednostce spółka może też podejmować się realizacji zleceń specjalnych – odpowiadających indywidualnym wytycznym określonym przez klienta. Poza swoją standardową ofertą firma dostarcza również urządzenia oraz rozwiązania chłodnicze opracowywane indywidualnie dla szczególnie wymagających podmiotów z sektora medycyny i laboratoriów oraz instytucji naukowych (m.in. AGH, UJ, UR, INiG), a także wojska i lotnictwa (PZL Mielec). W związku z tym Bolarus potrzebował rozwiązania, które nie tylko wspierałoby produkcję urządzeń ze stałej oferty, ale było na tyle elastyczne, aby umożliwiać i ułatwiać realizację zamówień indywidualnych.

Kolejnym wymogiem względem nowego systemu była jego integracja z istniejącymi już w firmie rozwiązaniami. W celu usprawnienia zarządzania dokumentacją techniczną Bolarus wykorzystuje oprogramowanie Autodesk Vault – system typu CAD. Firmie zależało na zbudowaniu spójnego rozwiązania informatycznego, aby zapewnić sprawny przepływ danych. Dlatego od nowego rozwiązania wymagano integracji z dotychczas wykorzystywanymi aplikacjami, w tym z programem Autodesk Vault.

Wdrożenie

Aby zapewnić maksymalną efektywność i możliwość dalszego rozwoju zarząd spółki podjął decyzję o wdrożeniu oprogramowania klasy ERP – Microsoft Dynamics AX 2009.

Cel wdrożenia

Nadrzędnym celem wdrożenia było uzyskanie pełnej kontroli nad działalnością przedsiębiorstwa w oparciu o wiarygodne dane dotyczące najważniejszych obszarów funkcjonowania firmy, dostępne w czasie rzeczywistym. Spółka poszukiwała też narzędzia, które otworzyłoby przed nią nowe możliwości działania.

„Wdrożenie systemu jest naturalnym etapem na drodze rozwoju przedsiębiorstwa i w istotnym stopniu wspiera ten proces. Wszystkie moduły zapewniają informacje o rzeczywistej kondycji firmy, co pozwala nam na podejmowanie świadomych, trafnych decyzji biznesowych”

– wyjaśnia Marek Hładyszewski, Prezes Zarządu, Bolarus S.A.

Rozwiązanie

W Bolarus zaplanowano wdrożenie systemu Microsoft Dynamics AX 2009 z modułami: Zarządzanie Zapasami, Zakupy, Sprzedaż, Projekty, Produkcja, Planowanie, Finanse, Rozliczanie Kosztów. Funkcjonalności rozwiązania automatyzują i upraszczają standardowe procesy związane z kluczowymi obszarami działalności firmy, takimi jak m.in. dynamiczne planowanie i rozliczanie produkcji czy obsługa klientów.

Platforma Microsoft Dynamics AX w prosty sposób integruje się i współpracuje z innymi produktami z oferty Microsoft, co ułatwia wdrożenie i znacząco ogranicza ryzyko związane z wprowadzeniem nowego systemu. Podobieństwo interfejsu użytkownika systemu do narzędzi dobrze znanych z pakietu Office sprawia, że proces adaptacji pracowników do korzystania z platformy jest znacznie krótszy w porównaniu z rozwiązaniami innych producentów.

Firma zdecydowała się na tradycyjny model użytkowania systemu – zakupiła licencje na oprogramowanie, które zostało zaimplementowane w ramach własnej infrastruktury sprzętowej.

Przebieg wdrożenia

W spółce wdrożono rozwiązanie oparte na platformie Microsoft Dynamics AX 2009, w skład którego wchodzą trzy główne moduły: Produkcja, Zaopatrzenie i Sprzedaż. Działy wspierane przez system to kluczowe obszary funkcjonowania firmy, ponieważ od ich optymalizacji i automatyzacji zależy efektywność przedsiębiorstwa.

Spółka zdecydowała się na współpracę z firmą I&B Consulting ze względu na pozytywne referencje wystawione przez jej dotychczasowych klientów – przedsiębiorstwa o podobnym profilu działalności, zajmujące się produkcją dyskretną maszyn. Dobre opinie na temat współpracy z I&B Consulting i świadomość rozległego doświadczenia jej konsultantów w tego typu wdrożeniach zmniejszały ryzyko niepowodzenia projektu, a wybór wiarygodnej i kompetentnej firmy wdrożeniowej był dla przedsiębiorstwa szczególnie ważny ze względu na krótki okres, jaki przewidziano na realizację całego projektu.

„Przed podjęciem decyzji o wyborze firmy I&B Consulting szczegółowo zweryfikowaliśmy referencje. Uzyskaliśmy wyłącznie pozytywne opinie. Żaden inny dostawca nie zaprezentował tak imponujących statystyk. Nasze zaufanie wzbudził także fakt, iż eksperci z I&B Consulting doskonale orientują się w specyfice działania firm takich jak nasza. Dzięki temu dużo łatwiej było nam porozumieć się z konsultantami i przedstawić nasze oczekiwania”

– tłumaczy Monika Dobek, Kierownik Projektu ze strony Bolarus S.A.

We wdrożeniu aktywnie uczestniczył też Dział Informatyki Bolarus, który odpowiadał za zakup odpowiedniego sprzętu niezbędnego do uruchomienia systemu, jednak sam proces implementacji platformy został przeprowadzony przez specjalistów z I&B Consulting. W obszarze integracji z oprogramowaniem do zarządzania dokumentacją techniczną, ekipa I&B Consulting wspomagana była przez autoryzowanego partnera Autodesk.

Wdrożenie rozwiązania trwało sześć miesięcy, czyli bardzo krótko jak na implementację oprogramowania tej klasy. Ekspertom z I&B Consulting udało się ograniczyć czas realizacji projektu dzięki dokładnemu zaplanowaniu całego procesu. Przez pierwsze cztery miesiące trwały prace nad opracowaniem wymagań i koncepcji wdrożenia, zaś sama implementacja systemu zajęła dwa miesiące. Wszystkie moduły zostały wdrożone jednocześnie. Implementację przeprowadzono według wytycznych metodyki SureStep (analiza, projektowanie, realizacja, uruchomienie) zalecanej przez Microsoft Dynamics.

We wdrożenie zaangażowana była również kadra zarządcza spółki, dzięki czemu wymagania funkcjonalne dla systemu zostały określone bardzo klarownie. Jasne wytyczne ułatwiły specjalistom z I&B Consulting opracowanie optymalnego rozwiązania.

„Zarząd firmy doskonale zidentyfikował swoje potrzeby względem systemu, nasze zadanie było więc znacznie ułatwione. Już na pierwszym spotkaniu ustaliliśmy zakres implementacji. Kluczowym czynnikiem sukcesu wdrożenia było ponadprzeciętne zaangażowanie nie tylko zarządu, ale całego zespołu projektowego”

– mówi Michał Sopiński, Prezes Zarządu, I&B Consulting.

Wśród największych sukcesów wdrożenia wymienić można rekordowo krótki, niezaburzający procesu produkcji czas realizacji projektu oraz udaną integrację platformy z AutoCAD-owską aplikacją Autodesk Vault Professional. Konfiguracja systemu z oprogramowaniem do zarządzania dokumentacją techniczną była tym ambitniejszym przedsięwzięciem, że miała pionierski w warunkach polskich charakter. Autodesk jak do tej pory nie odnotował na polskim rynku przypadków integracji swojego produktu Autodesk Vault Professional z systemem Microsoft Dynamics AX. Integracja polegała na eksportowaniu z Autodesk Vault do systemu Microsoft Dynamics AX plików zawierających listę materiałów. W efekcie integracji pracownicy działu technologicznego uzyskali bezpośredni dostęp do projektów wykonanych przez dział konstrukcyjny, co znacznie skraca czas na zakładanie nowych definicji wyrobów w systemie Microsoft Dynamics AX. Jeżeli w bazie materiałowej systemu Dynamics AX nie ma materiałów potrzebnych do konstrukcji urządzenia, ich lista (BOM) jest zakładana automatycznie.

Dzięki elastyczności systemu Microsoft Dynamics AX i autorskim rozwiązaniom I&B Consulting, takim jak: Mistrz Produkcji, Rachunek Kosztów Rzeczywistych i Rozliczenie Produkcji, system w standardowej konfiguracji spełnił wymagania spółki.

Korzyści biznesowe

Firmie Bolarus udało się osiągnąć założone cele wdrożenia, w tym przede wszystkim usprawnić przepływ informacji wewnątrz przedsiębiorstwa. Zaimplementowane rozwiązanie zostało zintegrowane z aplikacją do zarządzania dokumentacją techniczną CAD (Autodesk Vault) oraz systemem elektronicznego obiegu dokumentów. Zmiany te wpłynęły pozytywnie na organizację pracy i poprawiły komunikację pomiędzy poszczególnymi działami spółki, co przełożyło się na wzrost efektywności pracy. Wdrożone rozwiązanie spełniło oczekiwania Bolarus. Największe korzyści z implementacji odczuły działy zaopatrzenia oraz planowania produkcji.

Automatyzacja produkcji

Produkcja specjalistycznych urządzeń chłodniczych charakteryzuje się dość wysokim stopniem automatyzacji. Przed wdrożeniem każdy etap wytwarzania produktu sterowany był ręcznie. W efekcie wykorzystanie czasu pracy maszyn i obsługujących je pracowników nie było optymalne. Aby praca na hali produkcyjnej przebiegała sprawniej, wszystkie jej etapy zostały skoordynowane przez system. Co więcej, za pomocą aplikacji można też zaplanować cały proces produkcji i przeglądać wykorzystanie zasobów w czytelnej formie – na interaktywnym wykresie Gantta.

Microsoft Dynamics AX 2009 wspiera również firmę w sytuacjach wyjątkowych. Jeśli zajdzie potrzeba realizacji zlecenia w trybie przyspieszonym, aplikacja pozwala zaplanować pracę w taki sposób, aby jak najmniej opóźnić wykonanie pozostałych planów produkcyjnych. Wersyjność marszrut pozwala też na zmianę organizacji pracy na hali. Funkcja ta przydaje się zwłaszcza w przypadku awarii jednej z maszyn lub konieczności wydłużenia czasu realizacji danego etapu. Taka sytuacja zdarza się np. podczas wykonywania urządzeń prototypowych, gdy konstruktorzy nie są w stanie precyzyjnie określić czasu trwania poszczególnych prac lub muszą wykonać daną czynność kilkukrotnie, aby uzyskać pożądany efekt.

Zbierając szczegółowe dane na temat każdego etapu produkcji, system dostarcza menedżerom i zarządowi cennych informacji na temat kosztów i czasu wytworzenia poszczególnych urządzeń, co pozwala na ich dokładniejszą wycenę, a także dostarcza wskazówek przy szacowaniu kosztu produkcji nowych modeli lub urządzeń nietypowych, tworzonych z uwzględnieniem indywidualnych wytycznych klienta.

Przyspieszenie przepływu danych dzięki integracji z urządzeniami mobilnymi W dziale produkcji system został skonfigurowany z terminalami mobilnymi, co ułatwia i przyspiesza wykonywanie licznych rutynowych i czasochłonnych czynności, takich jak np. inwentaryzacja. W efekcie firma dysponuje aktualizowanymi na bieżąco informacjami dotyczącymi zasobów niezbędnych do wykonania zleceń. Dzięki konfiguracji z czytnikami kodów kreskowych system pomaga też w wykonywaniu obowiązków pracownikom magazynu wyrobów gotowych. Dane na temat wyrobów, które właśnie trafiły lub opuściły magazyn są natychmiast widoczne w systemie, dzięki czemu doskonale wiadomo, jakimi urządzeniami firma dysponuje od ręki. Kody kreskowe wykorzystywane są również do pozyskania informacji zwrotnej na temat zleceń produkcyjnych w zakresie czasów pracy ludzi i maszyn, co ułatwia wycenę kosztów pośrednich.

Efektywna sprzedaż

Moduł wspierający sprzedaż wyposażony jest w mechanizmy CRM (Customer Relationship Management). Pozwala on na zarejestrowanie każdej interakcji z klientem i przechowuje informacje na temat każdego jego zamówienia, dzięki czemu można dokładniej poznać potrzeby nabywców i lepiej dopasować ofertę do ich oczekiwań, a tym samym zwiększyć ich satysfakcję ze współpracy z firmą. Informacje o klientach dostępne w systemie pozwalają pracownikom działu sprzedaży oferować im najwyższy standard obsługi, niezależnie od tego, czy kontaktowali się z nim wcześniej.

Moduł ten gromadzi również dane na temat produktów. Dzięki temu klient kontaktujący się z działem sprzedaży może otrzymać kompleksowe informacje na temat rozwiązania, którym jest zainteresowany lub czasu realizacji zamówienia na dany model. Co więcej, dzięki dostępowi do danych z modułu produkcji, kontaktujący się z działem sprzedaży nabywca może w każdej chwili uzyskać rzetelną informację na temat stanu realizacji swojego zamówienia.

Dane pochodzące z działu sprzedaży są również dostępne dla menedżerów i zarządu. Dzięki temu mogą oni za pomocą zaledwie kilku kliknięć zidentyfikować najlepiej i najsłabiej sprzedające się urządzenia, ale też modele, które cieszą się zainteresowaniem klientów, lecz nie są przez nich nabywane. Takie informacje można wykorzystać do optymalizowania cen oferty oraz jako wytyczne do określenia, w jakim kierunku powinno zmieniać się portfolio produktów.

Wydajniejsza praca

W zależności od zajmowanego stanowiska korzystanie z systemu ułatwiają pracownikom profilowane pulpity użytkownika. Interfejs każdego z nich zapewnia dostęp tylko do funkcji umożliwiających wykonywanie obowiązków przypisanych do danego stanowiska. Dzięki temu pracownikom wygodniej jest poruszać się po systemie i korzystać z narzędzia, co zwiększa efektywność pracy.

Podsumowując, dzięki Microsoft Dynamics AX2009:

  • firma zyskała szczegółowy wgląd w działania poszczególnych działów,

  • managerowie mają szybszy dostęp do danych dotyczących praktycznie każdego procesu,

  • zarząd dysponuje przejrzystymi danymi, którymi może się posiłkować przy podejmowaniu każdego rodzaju decyzji – zarówno dotyczących codziennego funkcjonowania firmy, jak też tych o charakterze strategicznym,

  • łatwiej jest śledzić, kontrolować i prognozować koszty produkcji,

  • można bardziej efektywnie wykorzystać zasoby firmy dzięki automatyzacji procesu planowania produkcji,

  • dział wycen może trafniej szacować czas i koszt realizacji zleceń, zwłaszcza tych niestandardowych,

  • pracownicy działu sprzedaży mogą w każdej chwili poinformować klienta o statusie jego zamówienia.

Plany na przyszłość

Wdrożenie oprogramowania Microsoft Dynamics AX 2009 w siedzibie firmy to pierwszy etap w budowie systemu informatycznego Bolarus. Obecnie z platformy korzysta 55 pracowników fabryki w Bochni.

W najbliższym czasie zdalny dostęp do aplikacji terminali uzyska obsługa biura handlowego we Wrocławiu.

W przyszłości przewidywana jest także rozbudowa wdrożonego rozwiązania poprzez integrację z oprogramowaniem typu PLC oraz dalsza konsolidacja z dedykowanym systemem elektronicznego obiegu dokumentów.

Fot: Microsoft Dynamics, źródło: Microsoft

Źródło: Microsoft