Systherm Info Sp. z o.o. specjalizuje się w dystrybucji systemów zabezpieczających oprogramowanie i własność intelektualną firmy Aladdin. Spółka jest twórcą Systemu Informacji Przestrzennej GEO-INFO do prowadzenia numerycznych zasobów mapy wielkoskalowej i mapy topograficznej (TBD).

W 2010 roku firma zdecydowała się na wdrożenie systemu Microsoft Dynamics CRM w wersji 4.0., który funkcjonował głównie w dziale sprzedaży. Na przestrzeni lat coraz bardziej skomplikowana obsługa klienta sprawiła, że postanowiono ujednolić ten proces. Należało połączyć system Mantis Bug Trucker wykorzystywany przez serwisantów z rozwiązaniem Microsoft Dynamics CRM używanym przez sprzedawców. Dział serwisu miał bowiem problem z natychmiastowym zgłaszaniem spraw, które automatycznie trafiają do klienta. Systherm Info potrzebował zatem takiego rozwiązania, które zapewniłoby spójność procesów zachodzących w obu działach i usprawniło przepływ pracy.

W rezultacie Systherm Info zdecydował się na zakup 15 stanowisk nowszej wersji systemu Microsoft Dynamics CRM w modelu on-premise. Wdrożenie powierzono firmie ARP Ideas Sp. z o.o., specjalizującej się w dostarczaniu technologii Microsoft.

„Zależało nam na skuteczniejszym i bardziej skoordynowanym działaniu zespołu sprzedażowego i serwisowego oraz udostępnieniu im tych samych, szczegółowych i aktualnych informacji. Wdrożenie systemu Microsoft Dynamics CRM miało nam to umożliwić. Dzięki niemu możemy działać szybciej i efektywniej niż konkurencja. Dynamics CRM to konfigurowalne reguły, procesy i przepływy pracy połączone z wyjątkową skalowalnością i wydajnością”

– mówi Bartłomiej Figas, Prezes Zarządu, Systherm Info.

Proces migracji Dynamics CRM do wyższej wersji trwał ok. 6 miesięcy. Dodatkowo w firmie wdrożono autorskie rozwiązanie ARP Ideas – Documents Wizard, które umożliwia automatyczne generowanie dokumentów pochodzących z Microsoft Dynamics CRM.

Dzięki Microsoft Dynamics CRM Systherm Info posiada teraz jedną bazę danych dostępną dla wszystkich pracowników firmy, dzięki czemu widzą oni aktualne informacje o kliencie dotyczące m.in. liczby i rodzaju sprzedanego oprogramowania, odbytych wizyt i delegacji pracowników czy zgłoszeń od klientów. Co więcej, system umożliwia szybszą obsługę błędów zgłaszanych przez klientów dzięki integracji z systemem Mantis Bug Trucker.

„Microsoft Dynamics CRM umożliwia wygodny wgląd w codzienne zadania, redukuje liczbę wyszukiwań i filtrów, zapewnia szybszą obsługę, ogranicza liczbę popełnianych błędów i usprawnia realizowane działania. Intuicyjne okna dialogowe procesów, narzędzia analityczne do zarządzania wydajnością i celami oraz pulpity w czasie rzeczywistym dostarczają najbardziej aktualnych i strategicznych informacji ekspertom ds. sprzedaży, serwisu i marketingu”

– komentuje Bartłomiej Figas.

Usprawnieniu uległ proces komunikacji między działem sprzedaży i serwisu oraz z klientami, a także przepływ dokumentów i dostęp do nich. Ponadto udało się przyspieszyć proces zgłaszania spraw i reagowania, wprowadzić możliwość rozliczania delegacji w systemie, a także zautomatyzować stanowiska pracy sprzedawców i serwisantów poprzez automatyczne tworzenie ofert, automatyczną aktualizację stanu posiadania numerów licencyjnych klienta oraz automatyczne powiadomienia e-mail w procesach sprzedaży i obsługi klienta.

„Wdrożenie Microsoft Dynamics CRM umożliwiło nam przede wszystkim skrócenie czasu i podniesienie jakości obsługi klienta. Zyskaliśmy drożność procesów, dzięki czemu możemy obsłużyć teraz znacznie więcej klientów, niż poprzednio. To sprawia, że nasza konkurencyjność na rynku wzrasta”

– podsumowuje Bartłomiej Figas.

Źródło: Microsoft