Wdrożenie Microsoft Dynamics AX przyczyniło się do zwiększenia naszej konkurencyjności na rynku produktów IT i AGD/RTV. Możemy teraz sprawniej obsługiwać klientów pod względem realizacji zamówień i ich rozliczania

- Michał Iwanciw, prezes zarządu Sferis Sp. z o.o.

Sferis Sp. z o.o. to dynamicznie rozwijająca się sieć sprzedaży detalicznej oferująca urządzenia IT i RTV/AGD. Przedsiębiorstwo istnieje na rynku od 1992 roku, a od 2007 roku należy do notowanej na Giełdzie Papierów Wartościowych Grupy ACTION S.A. Wartość spółki budują przede wszystkim salony własne zlokalizowane w najbardziej prestiżowych centrach handlowych w największych miastach Polski, a także salony partnerskie i stoiska typu "wyspa". Sferis oferuje atrakcyjną gamę produktów i usług dostosowaną do najnowszych trendów w nowych technologiach.

W swojej strategii firma kładzie szczególny nacisk na rozwój rentownej sieci obejmującej swoim zasięgiem obszar całej Polski. Ważnym kanałem dystrybucji produktów Sferis jest również e-commerce, dlatego przedsiębiorstwo rozbudowuje swój sklep internetowy www.sferis.pl o kolejne funkcjonalności. Ważnym atutem w rozwoju kolejnych projektów e-commerce jest fakt korzystania przez spółkę z jednego z najnowocześniejszych centrów logistycznych w Polsce pozwalającego na bezproblemową obsługę tysięcy zamówień dziennie.

Sieć sklepów Sferis zdobyła wyróżnienie kupujących „Złoty Laur Klienta” w kategorii „Sklepy Komputerowe” (2010, 2011, 2012), a w latach 2011 i 2012 została Laureatem Konkursu „Bezpieczny eSklep”, którego celem jest promocja dobrych praktyk gospodarczych w handlu elektronicznym, a w szczególności jakości i rzetelności usług świadczonych przez sklepy internetowe.

Wdrożenie

Dynamiczny rozwój Sferis przyczynił się do konieczności zmodernizowania dotychczasowej infrastruktury informatycznej w firmie. Przedsiębiorstwo potrzebowało systemu, który usprawniłby m.in. komunikację z klientami oraz obszar księgowości, logistyki i sprzedaży. Ponadto Action S.A., firma będąca właścicielem Sferis, korzystała już z aplikacji biznesowej firmy Microsoft.

W rezultacie podjęto decyzję o wdrożeniu systemu klasy ERP – Microsoft Dynamics AX z modułem Microsoft Dynamics AX for Retail oraz innymi komponentami, które miały w sposób kompleksowy usprawnić działanie firmy.

„Posiadamy ponad 170 punktów handlowych, z czego 60 w bezpośrednim zarządzaniu tj. salonów i wysp w różnych centrach handlowych (pozostałe punkty działają w oparciu o model franczyzowy), w których prowadzimy sprzedaż detaliczną. Dysponujemy również sklepami internetowymi oraz platformą B2B do obsługi sieci partnerskiej. Miesięcznie realizujemy ponad 27 tysięcy zleceń. Nasza infrastruktura informatyczna musiała zostać zmodyfikowana, aby umożliwić nam dalsze efektywne prowadzenie tak rozbudowanej działalności”

– komentuje Robert Krawczyk, główny specjalista ds. wdrożenia systemu ERP, Sferis.

Partnerem wdrożeniowym została firma I&B Consulting, specjalizująca się w projektowaniu, wdrażaniu i wspieraniu systemów informatycznych usprawniających procesy zarządzania przedsiębiorstwami. Projekt wdrożenia systemu w większości zrealizował 12-osobowy zespół specjalistów I&B Consulting. W fazie integracji interfejsów automatycznych brali udział pracownicy działu IT Action S.A.

„Zrealizowaliśmy szereg projektów wdrożeniowych w przedsiębiorstwach branży retail, stąd znamy specyficzne wymagania sieci handlu detalicznego i na tej podstawie wiemy, jakich funkcjonalności potrzebują firmy z tego sektora”

– mówi Michał Sopiński, prezes zarządu I&B Consulting.

Proces wdrożenia został podzielony na 3 etapy: analizę, wdrożenie systemu przejściowego i wdrożenie rozwiązania docelowego. Na etapie analizy uzgodniono koncepcję biznesową obejmującą wszystkie procesy i wymagania klienta, które powinien spełnić wdrażany system. Etap ten trwał 5 miesięcy. Następnie w fazie przejściowej, która również trwała 5 miesięcy, zaimplementowano komponenty Retail i POS, wstępnie dla 3 sklepów. Następnie w ciągu czterech tygodni zespół IT firmy Sferis podłączył we własnym zakresie pozostałe punkty sprzedaży. Dzięki temu częściowo zminimalizowano ryzyko awarii sieci handlowej. W ramach projektu przeprowadzono szkolenia dla użytkowników kluczowych oraz warsztaty szkoleniowe.

Wdrożone komponenty systemu Microsoft Dynamics AX, takie jak Microsoft Dynamics AX for Retail, Enterprise Portal, Reporting Services, oraz 4 moduły: finansowy, sprzedaży, zakupów i zapasy, umożliwiają firmie efektywne działanie na rynku, wspierając obszar planowania, logistyki, księgowości i sprzedaży.

„Klient miał bardzo szczegółowe wymagania dotyczące funkcjonalności systemu, które zostały ujęte w koncepcji biznesowej. Część z nich znajdowała się w standardzie systemu, część sparametryzowano, a pozostałe zostały oprogramowane we współpracy z zespołem IT Grupy Action i dostarczone jako rozszerzenia funkcjonalne systemu”

– komentuje Andrzej Konopka, kierownik projektu, I&B Consulting.

W podstawowym stopniu została uruchomiona wymiana danych pomiędzy systemem Microsoft Dynamics AX for Retail, a systemem magazynu wysokiego składowania Grupy Finansowej Action.

„Wskaźnik dopasowania systemu do potrzeb Sferis był dość niski – około 60 procent. Pozostałe funkcjonalności rozwiązania zostały wykonane przez firmę I&B oraz programistów IT Grupy Action. Modyfikacje wprowadzono w module Retail, Sprzedaży, Logistyki oraz funkcji Finansowych i Rachunkowych”

– dodaje Andrzej Konopka, kierownik projektu, I&B Consulting.

W trakcie procesu wdrożenia wprowadzono także czytniki kodów kreskowych w salonach sprzedaży. Ponadto przy wsparciu programistów Action S.A. zintegrowano platformę internetową, obsługującą portale internetowe B2B oraz B2C z Microsoft Dynamics AX for Retail oraz system AX z systemem I-Service (platforma handlowa Action). Do integracji wykorzystano zintegrowaną szynę aplikacyjną Enterprise Service Bus stworzoną w oparciu o komponent AIF Dynamics AX. Integracja pozwala na przekazywanie zamówień sprzedaży z systemów internetowych bezpośrednio do Microsoft Dynamics AX for Retail, wykonywanie automatycznej rezerwacji towaru w zasobach własnych lub automatyczne tworzenie zamówienia zakupu z sytemu dostawcy Action S.A., z jednoczesnym zleceniem dystrybutorowi wysyłki towaru bezpośrednio do klienta Sferis. Także proces fakturowania oraz rozliczania płatności B2C w oparciu o wirtualne numery rachunków odbywa się automatycznie.

Korzyści biznesowe

Wdrożone komponenty systemu Microsoft Dynamics AX przyniosły firmie wymierne korzyści:

  • Microsoft Dynamics AX for Retail – pozwala na centralne zarządzanie wieloma katalogami produktów, polityką cenową i rabatową firmy, różnorodnymi akcjami promocyjnymi oraz zaopatrzeniem sieci sklepów w towary,

  • Enterprise Portal – jest wykorzystywany do wspomagania funkcji obszaru Retail, zamawiania towarów i kontroli salonów sprzedaży,

  • Moduł Finansowy – odpowiada za rachunkowość, rozrachunki, finanse i środki trwałe,

  • Moduł Zapasy – obsługuje procesy logistyczne i ewidencję towarów i usług,

  • Moduł Sprzedaży – umożliwia sprzedaż typy B2C i B2B oraz sprzedaż w sieci retail,

  • Moduł Zakupów – obsługuje procesy zakupowe, drop-ship itp.

Integracja rozwiązania z systemem dostawcy Action S.A. pozwoliła na automatyzację procesów rezerwacji i wsparcie realizacji zamówień.

„Nowy system automatyzuje procesy komunikacyjne i księgowe oraz procesy dostaw bezpośrednich od Action S.A. Rozwiązanie wspiera rozliczenia transakcji klientów internetowych za pomocą rachunków wirtualnych”

– mówi Arkadiusz Hanszke, CIO Grupy Action S.A. i kierownik projektu.

„Microsoft Dynamics AX for Retail umożliwił nam integrację punktów sprzedaży, sklepów oraz finansów, pozwalając tym samym na wzrost produktywności poprzez podniesienie jakości obsługi klienta. W przyszłości planujemy rozbudowę rozwiązania o moduł Środki Trwałe”

– podsumowuje Michał Iwanciw, prezes zarządu Sferis.

Źródło: Microsoft