Gdy wiemy już co to są dane osobowe to kolejnym elementem istotnym do analizy jest definicja „zbioru danych osobowych”. Jest tak dlatego ponieważ ustawa o ochronie danych osobowych ma przeważająco zastosowanie właśnie do zbiorów danych osobowych.

Art. 2 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych

Ustawę stosuje się do przetwarzania danych osobowych:

1) w kartotekach, skorowidzach, księgach, wykazach i w innych zbiorach ewidencyjnych,

Ustawowa definicja „zbioru danych osobowych” brzmi następująco:

Art. 7. Ilekroć w ustawie jest mowa o:

1) zbiorze danych – rozumie się przez to każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie,

Zgodnie z interpretacjami Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych cechą odróżniającą „zbiór danych osobowych”, do którego ma zastosowanie ustawa, od innego zestawienia danych jest jego uporządkowany charakter i możliwość wyszukiwania informacji za pomocą określonego kryterium. Wystarczające jest jedno takie kryterium (np. liczba porządkowa). Jeżeli zestawienie danych posiada taki uporządkowany charakter, to zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych jest zbiorem danych i podlega jej przepisom.