Zarządzanie strategiczne w grupach kapitałowych potrzebuje efektywnych rozwiązań informatycznych

Zarządzanie strategiczne w ujęciu akademickim lawiruje pomiędzy kilkoma teoriami – szkołą ewolucyjną, planistyczną, prostych reguł i realnych opcji. Każda z nich wskazuje na priorytetową rolę strategii dla rozwoju organizacji, proponując jednak odmienne podejście do realizacji tego procesu. Zarządzanie strategiczne w zakresie rozwiązań informatycznych to jednak temat postrzegany mniej teoretycznie, a bardziej pragmatycznie.

Kluczowe jest aby tego typu rozwiązania korzystały z dużych zbiorów danych, skrupulatnie gromadzonych w systemach ERP i były w pełni zintegrowane z najczęściej wykorzystywanym w dużych przedsiębiorstwach systemem SAP. Platforma dla grup kapitałowych powinna być tak zaprojektowana aby w kompleksowy sposób administrować różnymi obszarami zarządzania strategicznego we wszystkich podlegających jej firmach i oddziałach.

Zarządzanie strategiczne jest dla złożonego organizmu, jakim jest grupa kapitałowa tak ważne, jak system nerwowy. Zarząd grupy czyli mózg holdingu wysyła komendę na poziomie strategicznym, która przechodząc przez cały układ nerwowy zamienia się w działanie. Aby jednak organizm funkcjonował efektywnie, informacja o reakcji zwrotnej na to działanie musi z powrotem dotrzeć do mózgu, który wtedy ma szansę podjąć decyzje wykonawcze skomunikowane z zewnętrznym otoczeniem firmy i realiami rynkowymi.

Do tej pory brakowało kompleksowego wsparcia informatycznego dla zarządzania tak skomplikowanym systemem, jak grupa kapitałowa. Funkcjonujące na rynku rozwiązania obejmowały trzy poziomy zarządzania - strategię, inicjatywy i projekty, ale nie było pomiędzy nimi analitycznego połączenia. Informacje przemieszczały się pomiędzy tymi poziomami zazwyczaj w formie „głuchego telefonu”, co doprowadzało do ich dezaktualizacji (zbyt długi czas decyzji) lub marginalizacji, gubiąc po drodze sens i znaczenie informacji. Jedyną metodą było ograniczenie inicjatyw strategicznych i ich bezpośredni nadzór przez jednego z członków zarządu (tzw. ręczne sterowanie). Oczywiście ograniczało to ilość inicjatyw, a co za tym idzie możliwości konkurencyjne firmy oraz powodowało zjawisko wąskiego gardła decyzyjnego powodującego opóźnianie reakcji przedsiębiorstwa na zjawiska w jego otoczeniu – działania konkurencji, zmiany trendów rynkowych.

Firma KBJ S.A. wykorzystała niszę na rynku, zauważając że wśród ofert dostawców usług informatycznych brak kompleksowych rozwiązań łączących poszczególne obszary zarządzania strategicznego, dedykowanych dla dużych grup kapitałowych. Połączyła jedynym systemem - pozwalającym na szybkie reakcje oparte na precyzyjnych danych wszystkie trzy warstwy zarządzania strategicznego:

  • strategię (obszary, inicjatywy strategiczne),

  • portfolio projektów,

  • projekty operacyjne.

W jednym miejscu system zapewnia zarówno dostęp do aktualnych danych i wskaźników monitorujących wdrożoną przez zarząd strategię (poprzez obszary zarządzania, inicjatywy strategiczne, programy projektów), jak i do szczegółowych danych bieżących projektów. Dzięki temu dedykowane kokpity menadżerskie umożliwiają prowadzoną w czasie rzeczywistym agregację i analizę odgórnych danych prognostycznych, w zestawieniu ze szczegółowymi wynikami realizacji zadań przez zespoły projektowe. Kadra menadżerska otrzymuje przejrzyste, przyjazne graficznie funkcje raportowania i analiz – wspólne dla całej grupy lub rozłączne dla poszczególnych spółek, a także grupujące dane według zdefiniowanych obszarów zarządczych.

O korzyściach płynących z takiego rozwiązania nie trzeba przekonywać kadry zarządzającej grup kapitałowych.

Rozwiązanie idealnie współpracuje z systemem SAP, ale jest na tyle elastyczne, że może zostać zintegrowanie z oprogramowaniem innych producentów np. Oracle, SAS, IBM, czy HP.

Pierwsze tego typu rozwiązanie w Polsce na skalę całej grupy kapitałowej zostało wdrożone w 2013 roku. Rozwiązanie KBJ S.A., oparte na narzędziach SAP z powodzeniem wykorzystuje jedna z największych firm w kraju - PGNiG S.A. Obecnie dzięki wdrożonemu rozwiązaniu możliwe jest delegowanie strategii i monitorowanie jej realizacji we wszystkich spółkach z Grupy Kapitałowej PGNiG.

„Dzięki wdrożeniu klient usprawnił, uszczelnił tematykę sprawnego i szybkiego delegowania zmian strategii do organizacji w postaci konkretnych projektów i działań. Proces zarządczy, który teraz zajmuje 1 miesiąc, wcześniej w organizacji zatrudniającej prawie 40 tys. osób zajmował 12 miesięcy. Parametry, które obecnie można monitorować z dnia na dzień, wcześniej można było analizować raz na rok. Przed implementacją systemu możliwe było dokonanie skutecznej aktualizacji strategii raz do roku, teraz można to robić na bieżąco, w reakcji na zmieniające się parametry rynku”

mówi Prezes KBJ S.A Artur Jedynak.

Czy SAP.MBO jest narzędziem dla każdej firmy?

Rozwiązanie nie ogranicza się tylko do grup kapitałowych, ale może być również wykorzystane przez firmy, dla których zarządzanie projektowe lub poprzez cele jest formą konkurowania na rynku wymagającym szybkich reakcji i skutecznych decyzji w oparciu o pewne i sprawdzone informacje. Przedsiębiorstwa, które chcą zainwestować w takie wdrożenie powinny odpowiedzieć sobie na następujące pytania:

  • Czy zarządzanie firmą odbywa się w sposób projektowy lub poprzez cele?

  • Czy zatrudniamy ponad 400 osób?

  • Czy nasze otoczenie biznesowe zmienia się na tyle dynamicznie, że powoduje szybką dewaluację strategii firmy?

  • Czy duża ilość zadań operacyjnych powoduje przeciążenie kluczowych pracowników w firmie?

Jeśli odpowiedź na którekolwiek z pytań brzmi TAK, to z pewnością wdrożenie platformy zarządzania strategicznego jest pożądanym rozwiązaniem dla firmy i bardzo korzystną inwestycją.

„Termin realizacji i koszt wdrożenia zależy od wielu czynników, przede wszystkim obszarów zarządzania strategicznego, które zostaną włączone do platformy informatycznej. Z naszych doświadczeń wynika, że jesteśmy w stanie dostarczyć gotowe rozwiązanie średnio po sześciu miesiącach od momentu podpisania umowy z klientem.”

mówi Robert Drzewiecki, Dyrektor Sprzedaży w KBJ S.A.

Źródło: KBJ