Zarządzanie mobilnością cyfrową - nowy obszar zarządzania przedsiębiorstwem

EMM nie jest w Polsce jeszcze popularnym zagadnieniem, o którym mówi się szeroko. Tym bardziej, że dosłowne tłumaczenie – zarządzanie mobilnością przedsiębiorstwa może być mylnie pojmowane, ponieważ nie chodzi o mobilność w ogólnym rozumieniu, ale o mobilność cyfrową.

Stworzenie strategii zarządzania w tym zakresie staje się prawdziwym wyzwaniem dla zarządów średnich i dużych przedsiębiorstw, a w szczególności dla CIO. Kiedy weźmiemy pod uwagę nie tylko urządzenia i oprogramowanie oraz dostęp do sieci, ale również specyfikę procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, ludzi i zwyczaje w poszczególnych krajach i grupach zawodowych – mamy spory orzech do zgryzienia.

Jaki jest cel EMM? Takie wykorzystanie dostępnych technologii i urządzeń, aby jak najlepiej realizować cele przedsiębiorstwa. Mobilność dostępu do danych dotyczy zarówno laptopów, tabletów, smartfonów, phabletów, jak i oprogramowania w chmurze oraz dostępu do sieci internetowej i intranetowej.

Tak więc w nowym określeniu EMM mieszczą się dwa topowe ostatnio zagadnienia – chmura i BYOD (ang. bring your own device).

Żyjemy w czasach zwanych erą post-PC, co oznacza, że komputer osobisty stracił swoją wiodącą rolę w komunikacji, a zyskały ją urządzenia mobilne i ich użytkownicy. Mobilni są nie tylko pracownicy, ale również klienci firm, konsumenci produktów oraz partnerzy biznesowi. Wszyscy chcieliby się komunikować z przedsiębiorstwami w prosty, intuicyjny i wygodny dla siebie sposób, dodatkowo możliwy przez urządzenie, którym aktualnie się posługują.

Źródła tego zjawiska należy szukać w trendzie na urządzenia mobilne. Pierwsze były laptopy, które często zabierane do domu do pracy po godzinach ukształtowały z czasem nowe zjawisko – home office, czyli możliwość zdalnej pracy w ramach stanowisk managerskich i wszelkiej pracy, która mogła być wykonywana z wykorzystaniem komputera. Jedyny problem (poza internetem, który wraz z pojawieniem się laptopów stawał się normą, szczególnie w dużych miastach) mógł stanowić dostęp do danych korporacyjnych, tutaj z pomocą przyszła chmura. Następnie pojawiły się palmtopy, najpopularniejsze w zawodach wykonywanych w terenie (przedstawiciele, handlowcy) oraz urządzenia BlackBerry dla kadry menadżerskiej, która wreszcie mogła mieć w kieszeni skrzynkę e-mailową. Teraz w kieszeni można mieć wybrane zasoby firmy i aplikacje umożliwiające całkowicie zdalną pracę. Okazało się jednak, że pracownicy często dla wygody korzystają z prywatnych urządzeń z różnych powodów – są bardziej nowoczesne, szybsze, nowości i luksusowe marki budują wizerunek u klienta. Korporacje stanęły przed pytaniem – czy jest to dla nas korzystne i czy przynosi więcej strat czy zysków?

Zarządzanie mobilnością cyfrową - nowy obszar zarządzania przedsiębiorstwem
Zarządzanie mobilnością cyfrową
- nowy obszar zarządzania przedsiębiorstwem

Podstawowym problemem stało się stworzenie spójnych platform i aplikacji, uniwersalnych dla wielu różnych urządzeń, które dodatkowo zapewnią bezpieczeństwo danych i swobodne kreowanie dostępów do danych – innych dla pracowników na różnorodnych stanowiskach, innych dla klientów lub partnerów.

Systemy, idee oraz rozwiązania wspierające korzystanie z danych na wielu różnych urządzeniach mobilnych należących do otoczenia firmy skupiły się w dziedzinie zwanej Enterprise Mobility Management.

Spójność i integralność danych jest kluczowa dla EMM, tylko dzięki temu możliwe jest sprawne zarządzanie ich ogromną ilością tworzoną przez samo przedsiębiorstwo, ale często również partnerów zewnętrznych i klientów. Dzięki temu otwierają się drzwi dla Business Intelligence i możliwe jest prowadzenie analizy danych, a to z kolei oznacza dostęp do cennej wiedzy o przedsiębiorstwie i rynku, niemożliwej do osiągnięcia w czasach kiedy dane były gromadzone w różnej formie na dyskach poszczególnych komputerów osobistych.

Co możemy zyskać dzięki wdrożeniu EMM?
  • zarządzanie procesami w kluczowych obszarach – sprzedaż, relacje z klientem, księgowość, kadry, logistyka

  • controlling personalny – organizacja pracy, czas pracy, motywacja, podróże służbowe

  • analityka biznesowa

  • zarządzanie środowiskiem klienta – działania lojalnościowe, e-marketing, e-płatności

  • Problem 1 – bezpieczeństwo

    Bezpieczeństwo danych w chmurze to jedno z topowych i szeroko dyskutowanych zagadnień dzisiejszego IT. Stosowanych jest wiele zabezpieczeń, takich jak kontrola aplikacji, dwuskładnikowe uwierzytelnianie, oprogramowanie antywirusowe, filtracja adresów stron, ochrona sieci, VPN, zabezpieczenia sieciowe, zapory sieciowe (stateful firewall) i wiele innych. Używane są też aplikacje hybrydowe pozwalające na zwiększony poziom nadzoru przez działy IT. Najczęściej odczuwanym przez użytkownika zabezpieczeniem jest wielopoziomowe logowanie. Dodatkowo pozwalając pracownikom na rozwiązanie BYOD firmy często tracą kontrolę nad prywatnymi urządzeniami, na których pracują zatrudnieni. Są one potencjalnie bardziej narażone na niebezpieczne sytuacje – ataki wirusów, ataki hakerów, ale również zwyczajne uszkodzenia mechaniczne, zgubienie czy kradzież. Kompleksowe rozwiązania EMM zapewniają szereg zabezpieczeń – od najprostszego zabezpieczania hasłem po zdalne usuwanie danych z utraconych urządzeń.

    Zarządzanie dostępem do danych jest trudne, ponieważ pracownicy i otoczenie firmy nieustannie się zmieniają – zmieniamy partnerów biznesowych, pracownicy zmieniają stanowiska lub odchodzą z pracy. Automatyzacja tych procesów w zaawansowanych aplikacjach jest bardzo pomocna i niweluje błędy „ręcznego” przypisywania uprawnień.

    Problem 2 - zarządzanie oprogramowaniem

    Problem zarządzania oprogramowaniem na rozmaitych urządzeniach posiadających różne systemy operacyjne stał się prawdziwym wyzwaniem. Rutynowe zadania działów IT nie spełniają już swojego zadania. EMM potrzebuje oprogramowania pośredniczącego (middleware) aby umożliwić zdalną obsługę administratorom. Wiele elementów zostało przerzuconych na użytkownika, jak aktualizacja oprogramowania czy personalizacja ustawień. Znaczenia nabrały też systemy pomocy i zdalne szkolenia dla użytkowników oraz helpdeski, które działają również online, co jest już standardem.

    Firmy stoją przed ważnymi decyzjami – na ile korzystać z gotowych rozwiązań, a na ile szyć na miarę systemy dopasowane do specyfiki przedsiębiorstwa i jego procesów. Zazwyczaj najlepszym rozwiązaniem okazuje się wariant pośredni – gotowy system, który jest dostosowywany przez wyspecjalizowane firmy informatyczne do potrzeb firmy.

    Poprosiliśmy o wypowiedź eksperta KBJ – firmy wdrażającej takie oprogramowanie, Michała Rowińskiego:

    Zarządzanie mobilnością cyfrową - nowy obszar zarządzania przedsiębiorstwem - Michał Rowiński, KBJ
    Michał Rowiński, KBJ

    „Szeroko pojęte technologie mobilne coraz śmielej wkraczają w zastosowania biznesowe. Szybszy i szerszy dostęp do internetu, coraz wydajniejsze urządzenia mobilne, wszystko to powoduje że telefon komórkowy czy tablet są wyposażeniem podstawowym pracownika. Nic więc dziwnego, że firmy tworzące kompleksowe rozwiązania biznesowe próbują dopasować swoje produkty do tego postępującego trendu. Doskonałym przykładem postępu technologii mobilnych i zagadnienia EMM w biznesie jest firma SAP. SAP Afaria jest kompleksową platformą do zarządzania urządzeniami mobilnymi w korporacji. Jest kompatybilna z wiodącymi systemami mobilnymi: iOS, Android oraz BlackBerry. Pozwala na zdalne zarządzanie urządzeniami, tworzeniem spersonalizowanych profili użytkowników (nadawanie uprawnień do instalowania nowych aplikacji, zmiany ustawień systemowych, a także zdalne blokowanie i kasowanie urządzenia), czy też zdalną instalację oprogramowania. Korzystając z narzędzi deweloperskich, możliwe jest tworzenie standardowego oprogramowania, które działa niezależnie od systemu operacyjnego, co pozwala obniżyć koszty utrzymania i rozwoju aplikacji klienckich. Oczywiście jest możliwość tworzenia oprogramowania natywnego na daną platformę, więc klient jest w stanie dokonać wyboru dopasowanego do strategii firmy.”

    Problem 3 – koszty

    W związku z powyższymi zagadnieniami analiza kosztów wprowadzenia modelu EMM, szczególnie przy korzystaniu z BYOD nie jest prosta. W każdej firmie taka analiza będzie wyglądać inaczej, ponieważ tam, gdzie mamy do czynienia z drażliwymi danymi, na przykład w sektorze finansowym, inwestycja w zaawansowane aplikacje pochłonie duży budżet, natomiast w wielu firmach usługowych nie korzystających w dużym stopniu z danych finansowych czy osobowych system nie będzie musiał spełniać tak restrykcyjnych wymogów i inwestycja w niego może okazać się bardzo przystępna kosztowo. Szczególnie, jeżeli będziemy mogli ograniczyć się do aplikacji smartfonowych. Wzrost kosztów może też dotyczyć usług przesyłu danych, co generalnie jest konsekwencją przejścia na funkcjonowanie firmy w chmurze. Nie zapominajmy również o kalkulacji pracy specjalistów, którzy będą zarządzać wdrożonym modelem EMM – czy będziemy całkiem outsourcować utrzymanie sieci i systemu oraz zarządzanie nim, czy też zatrudnimy wykwalifikowany personel. Analiza zysków natomiast musi być długoterminowa i zawierać wiele elementów, łącznie z aspektem wizerunkowym – wielu naszych klientów i konsumentów oczekuje systemów online usprawniających współpracę, więc w obecnych realiach rynkowych wydaje się, że nie ma innej drogi dla firm handlowych, usługowych, czy sektora finansowego.

    Czy z kolei BYOD to duże oszczędności ze względu na koszty sprzętu, którego firma nie musi kupować? Należy pamiętać o inwestycji w narzędzia, dzięki którym korzystanie z różnorodnych typów sprzętu będzie efektywne i bezpieczne.

    Trzeba też zastanowić się nad modelem rozliczeniowym z pracownikami – czy ma on być sztywny, czy elastyczny. Poza samymi urządzeniami mamy koszty rozmów telefonicznych, koszty mobilnego internetu, serwisu urządzeń – pytanie czy firma chce w tych kosztach partycypować czy nie.

    Kolejną kwestią jest oszacowanie potencjalnych strat, które mogą wynikać z nierozważnego korzystania z urządzeń lub ich utraty, można jednak zaryzykować twierdzenie, że na podobne zagrożenia narażony jest sprzęt służbowy.

    Enterprise Mobility Management to wynik wiodącej roli przeciętnego użytkownika w kształtowaniu relacji pomiędzy firmą i jej otoczeniem. Dzisiaj nie my musimy się dostosować do systemów IT, tylko systemy i aplikacje do nas.

    Liczby:

    Według badania CBOS „Internauci 2013” z roku na rok wzrasta liczba użytkowników sieci, którzy łączą się z nią bezprzewodowo. Obecnie stanowią oni 73% internautów, czyli o 9 punktów więcej niż w 2012 roku.

    Jak informuje firma IDC, w pierwszych trzech miesiącach tego roku w Polsce sprzedało się aż 375 tysięcy tabletów. To ponad cztery razy więcej niż w analogicznym okresie w ubiegłym roku.

    W kwietniu 2013 dom mediowy MEC już po raz trzeci zrealizował badanie dotyczące użytkowania smartfonów przez polskich internautów. Wśród młodych osób, posiadanie takiego urządzenia deklaruje 63% osób w wieku 15-29 lat. Podobnie jest w przypadku mieszkańców dużych miast, powyżej 500 tys. osób (60%), oraz w grupie lepiej zarabiających – powyżej 5 000 zł na gospodarstwo domowe (66%).

    Źródło: KBJ