ERP w chmurze – standard przyszłości

Wiele przedsiębiorstw, szczególnie małych i średnich jeszcze korzysta z kilku aplikacji odrębnie dostosowanych do potrzeb działów i oczywiście przy dobrej komunikacji wewnątrz przedsiębiorstwa takie rozwiązanie ma szansę działać. W dużych firmach ten model powoduje brak przepływu wiedzy i danych pomiędzy komórkami, co za tym idzie niemożliwa jest również analiza wskaźników biznesowych. To z kolei może być źródłem poważnych problemów i strat finansowych.

Właściwa komunikacja jest jednym z największych wyzwań dużych i średnich firm. Próbowano sobie poradzić z tym problemem z pomocą koncepcji zarządzania procesowego, które wymagało dla każdego działania, również przepływu informacji, opracowania odrębnego procesu. Na przeszkodzie stawały jednak odrębne systemy, które usprawniały prace poszczególnych działów. Dział sprzedaży korzystał z systemu CRM (ang. Customer Relationship Management), dział kadr z systemu kadrowo-płacowego, a działy logistyczne z systemu magazynowego. Dane z tych systemów znały tylko poszczególne działy i zarząd, który otrzymywał zestawienia danych, w najlepszym wypadku ich analizy. Problem polegał na tym, że każdy program i każdy dział przedstawiał te dane w inny sposób, tak więc ich zbiorcza analiza była bardzo utrudniona i obarczona dużym ryzykiem błędu. Dodatkowo nie było szansy na elastyczność i szybkie reakcje na wydarzenia – zarówno w firmie, jak i na rynku. Analiza zestawień różnych danych trwała długo, potem potrzebny był czas na podjęcie decyzji.

Takie podejście należało do zapoczątkowanego pod koniec lat 60-tych standardu MRP (ang. Materials Requirements Planning), niemal 30 lat później wypartego przez bardziej integratywną ideę MRP II (ang. Manufacturing Resource Planning) - systemów planowania biznesowego i produkcyjnego.

Dopiero standard ERP rozwiązał kompleksowo te problemy – standard oparty na integracji i elastyczności. Koncepcja organiczna systemów ERP opiera się na podstawie zarządzania - zarządzaniu zasobami materialnymi i niematerialnymi. Tak więc ERP zapewni nam zarówno zarządzanie finansami, personelem, logistyką i procesami produkcyjnymi. Usprawni planowanie, realizację i kontrolę. Raportowanie to nie wszystko, raporty są tylko wstępem do analizy. Zaawansowane systemy ERP łączą zbiory dostępnych danych (niejednokrotnie olbrzymich wolumenów) i przedstawiają je już w gotowym ujęciu analitycznym. W dodatku interfejsy są przyjazne dla użytkownika i nie generują nieczytelnych tabel z dziesiątkami kolumn, ale przejrzyste ujęcie istotnych dla nas wskaźników w prostym tabelarycznym lub graficznym układzie. Systemy zarządzania zasobami podpowiadają również menadżerom decyzje na podstawie analizy wskaźników – np. w ramach controllingu personalnego proponując zmniejszenie zatrudnienia o 10% lub wprowadzenie czynników motywacyjnych dla sił sprzedaży. Kiedy mamy już opracowane dokładne raporty różnorodnych wskaźników dla naszego przedsiębiorstwa, należy je porównać z sytuacją na rynku, ponieważ żadna firma nie działa w odizolowanym środowisku biznesowym. Musimy wiedzieć jak wygląda nasza sytuacja na tle konkurencji i bieżących trendów oraz zachowań konsumenckich. Jakże często własne wskaźniki pokazujące wzrosty usypiają czujność menadżerów, po czym okazuje się, że konkurencja w tym czasie notowała również wzrosty – tylko o 50% wyższe od naszych, ponieważ wprowadziła innowację oczekiwaną przez klientów segmentu. Do tej pory dane rynkowe były kupowane przez firmy i porównywane przez analityków. Obecnie systemy ERP mają możliwość zaciągania danych benchmarkingowych od wyspecjalizowanych firm badawczych – i znów – mamy gotowe analizy porównawcze i wskazania proceduralne.

Oczywiście tak zaawansowane systemy stanowią dużą inwestycję dla firmy, jednak w porównawczym rachunku potencjalnych strat wynikających z braku wdrożenia systemu często widnieje odpowiedź.

Są jednak możliwości, aby wdrożenie systemu przebiegło bardziej ulgowo – chmura.

Koszty wdrożenia ERP w chmurze są niższe, ponieważ nie inwestujemy w zakup sprzętu, jego utrzymanie i z czasem wymianę na nowocześniejszą infrastrukturę. Kosztem związanym z utrzymaniem wydajnych serwerowni jest również ich urządzenie w przystosowanym pomieszczeniu i energia elektryczna potrzebna na działanie serwerów oraz ich chłodzenie. Od strony kosztów samego oprogramowania – zamawiamy interesujące nas moduły i w dowolnym momencie możemy je rozbudować o kolejne lub zmniejszyć zakres elementów.

Nie bez znaczenia są też koszty obsługi i utrzymania systemu i wyspecjalizowanego sprzętu – zawsze koszt własnego działu informatycznego będzie wyższy niż outsourcing usług informatycznych. W dodatku firmą zajmuje się zespół profesjonalistów różnych specjalizacji – zabezpieczający konsulting z różnorodnych dziedzin z pogranicza IT i biznesu oraz wykonanie każdego zadania.

Ważna jest strona organizacyjna – zmiana oprogramowania, z którego korzysta firma powoduje często moment chaosu. Przebudowa infrastruktury i zazwyczaj trudna migracja danych (szczególnie, jeżeli nie są jednolite) stwarzają szereg zagrożeń dla ciągłości komunikacji. Jeżeli wybieramy wariant chmurowy nie mamy problemu ze zmianą sprzętu, a dane są przetwarzane bez konieczności przerw w komunikacji i dostępie do poszczególnych modułów. Artur Jedynak – prezes spółki KBJ S.A. specjalizującej się we wdrożeniach ERP dodaje „Ułatwieniem jest znacząco wyższa elastyczność systemów cloudowych w porównaniu z innymi systemami. Między innymi dlatego prowadzimy intensywne prace badawczo-rozwojowe w tym kierunku, ponieważ w związku z ułatwieniami jakie niosą systemy chmurowe, widzimy w nich kierunek rozwoju naszej firmy”.

Kolejnym profitem, który wynika z chmury jest zdalny dostęp do zasobów bazodanowych firmy – a więc większa mobilność zarządcza. Szczególnie wziąwszy pod uwagę trend BYOD (ang. Bring Your Own Device) jest to duże usprawnienie, niejednokrotnie niezbędne do prawidłowego działania firmy. Wyobraźmy sobie strukturę posiadającą setki przedstawicieli handlowych, pracujących na urządzeniach mobilnych, którzy codziennie generują dane sprzedażowe, a dane te nie są dostępne w czasie rzeczywistym, tylko wymagają migracji pomiędzy systemami, co wymaga czasu. Dodatkowo każdy błąd lub utrata danych narażają firmę na luki komunikacyjne, a tym samym potencjalne straty. Co więcej chmurowy system ERP na bieżąco analizuje i komunikuje się zwrotnie, dzięki czemu nasi przedstawiciele nie tylko generują dane, ale również otrzymują informacje zwrotne, które usprawniają ich działanie. Również struktury wielooddziałowe z oczywistych przyczyn są silnym wskazaniem do wdrożenia ERP w chmurze.

Nie tylko komunikacja pomiędzy pracownikami jest podstawą sprawnego funkcjonowania procesów w firmie. Dzięki systemom ERP w chmurze – komunikacja z otoczeniem rynkowym jest również źródłem niezwykle cennych danych, które poddawane na bieżąco analizie mogą zaważyć na sukcesach firmy. Zwiększa się wiedza oraz czas reakcji na oczekiwania klientów, możliwości podwykonawców i działania konkurencji.

Bezpieczeństwo chmury jest od dawna przedmiotem dyskusji, jednak na tym etapie wiedzy chyba nikogo nie trzeba przekonywać, że stopień zabezpieczeń systemów w chmurze jest zazwyczaj wyższy niż przeciętny poziom zabezpieczeń w firmach z własną infrastrukturą.

Włamanie się na serwer firmowy jest dużo prostszym zadaniem niż włamanie do zasobów wyspecjalizowanych firm informatycznych, które stosują nie tylko wieloetapowe zabezpieczenia systemów aplikacji, ale również przechowują dane na bezpiecznych, a często dodatkowo rozproszonych nośnikach.

Tytułem podsumowania zapytaliśmy eksperta wdrożeń ERP Annę Jędrzejewską z KBJ S.A. czy ERP w chmurze jest właściwym rozwiązaniem dla wszystkich rodzajów przedsiębiorstw:

- „ERP in cloud” jest na pewno atrakcyjnym rozwiązaniem dla małych i średnich firm, również tych, które dopiero rozważają rozpoczęcie używania systemów ERP. Koszt stworzenia i utrzymania własnej infrastruktury IT oraz zapewnienia zespołu administratorów może być dla takich firm zbyt dużym obciążeniem finansowym. W chmurze przedsiębiorstwa mogą otrzymać rozwiązanie dostosowane do swoich potrzeb, płacąc za to, czego używają.

W dużych i bardzo dużych organizacjach systemy ERP funkcjonują najczęściej już od dawna i są kluczowym, a wręcz krytycznym elementem procesów biznesowych. Z tego powodu firmy ostrożnie podchodzą do pomysłów umieszczania w chmurze swoich danych finansowych, logistycznych czy planowania produkcji. Z drugiej strony rosnąca presja by obniżać koszty każe jednak managerom IT zastanowić się nad rozwiązaniami w chmurze, również dla systemów ERP. Na razie firmy są bardziej skłonne do przenoszenia do chmury mniej krytycznych elementów, jak np. zarządzania podróżami czy e-zamówień.

Rozwiązania "ERP in cloud" są bardzo dobrym rozwiązaniem dla systemów testowych czy developerskich. Rozwiązanie w chmurze pozwala na szybkie zbudowanie takiego systemu (w niektórych wypadkach nawet dziesięciokrotnie szybsze niż przy standardowym podejściu), używaniu go przez wymagany czas i poniesieniu opłat dokładnie za ten czas.

Reasumując: Analitycy uważają migrację systemów ERP do chmury za najważniejszy czynnik w ich rozwoju przez następne 10 lub więcej lat. Przechodzenie od rozwiązań "ERP lokalnego" do "ERP w chmurze" będzie odbywało się poprzez powolną ewolucję. Firmy będą stopniowo przenosić kolejne dane i elementy systemów ERP do chmury. Jednak raczej trudno wyobrazić sobie świat rozwiązań ERP w 100% w chmurze.

DLP expert
DLP expert 3/2013

Więcej o chmurze w najnowszym wydaniu magazynu DLP expert 3/2013 (6) - które bezpłatnie można pobrać ze strony: https://www.dlp-expert.pl/magazine

Źródło: KBJ