W sierpniu br. Minister Administracji i Cyfryzacji podpisał porozumienie o wdrożeniu w MAC systemu do Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. To kolejny milowy krok w procesie cyfryzacji polskiej administracji publicznej. Nie mniej sprawę z korzyści płynących z elektronicznego systemu dokumentacji zdaje sobie większość przedsiębiorców, którzy chcieliby wdrożyć taki sposób pracy w swojej firmie, jednak wielu z nich brakuje wiedzy, od czego zacząć ten proces.

O tym, że elektroniczny obieg dokumentów określany często skrótem DMS (z ang. document management system) generuje dla firmy oszczędności w budżecie, jest rozwiązaniem ekologicznym i może znacznie usprawnić tzw. „papierkową robotę”, mówi się od dawna. DMS można wdrożyć na dwa sposoby – wewnętrzny oraz zewnętrzny. Drugi ze sposobów wiąże się z dużymi oszczędnościami i jeszcze większymi usprawnieniami w pracy przedsiębiorstwa. Do wyboru mamy trzy drogi do uruchomienia odpowiedniego systemu. Na rynku istnieją gotowe aplikacje klasy DMS, ale można także wybrać rozwiązanie dedykowane lub konfigurować gotową aplikację ściśle do swoich potrzeb.

Gotowe aplikacje

Wybierając gotową aplikację możemy być pewni, że wdrożenie systemu będzie stosunkowo szybkie i tanie. Włączenie takiego systemu w firmie sprowadza się na ogół do jego instalacji oraz ewentualnego przeszkolenia personelu w zakresie działania i obsługi. Ma ono jednak pewne ograniczenia – nie zawsze daje się dostosować do korporacyjnych wymagań.

– Naszą Edictę, czyli gotowy system do Elektronicznego Obiegu Dokumentów wybierają zarówno duże przedsiębiorstwa, jak i mniejsze firmy. Plusem tego rozwiązania jest przede wszystkim szybkość wdrożenia systemu oraz jego stosunkowo niski koszt. System umożliwia nie tylko digitalizację dokumentów, ale usprawnia zarządzanie kontaktami z klientami, czasem pracy, zadaniami i zasobami organizacji oraz zapewnia bezpieczeństwo informacji poprzez rozbudowany moduł bezpieczeństwa

– mówi Bartosz Gąsiorek, Business Development Manager w Fabryce Oprogramowania Unizeto Technologies.

Oprogramowanie dedykowane

Największe przedsiębiorstwa często decydują się na inwestowanie w rozwój dedykowanego dla nich oprogramowania klasy DMS. Zaletą takiego rozwiązania jest znaczne dopasowanie do potrzeb danej organizacji. W tym przypadku musimy jednak liczyć się z wyższymi nakładami inwestycyjnymi i relatywnie długim czasem wdrożenia – od kilku do kilkunastu miesięcy, ponieważ pod uwagę należy wziąć wszystkie etapy związane z wyprodukowaniem nowego oprogramowania.

Aplikacje specjalnie skonfigurowane pod dane przedsiębiorstwo

Najwygodniejszą formułą wdrożenia DMS jest wykorzystanie gotowej aplikacji konfigurowanej pod konkretny podmiot. Scenariusz ten pozwala dostosować system do wielkości i specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa. Punktem wyjścia dla wszelkich działań powinno być szczegółowe rozpoznanie ścieżek przepływu dokumentów, w tym ich zatwierdzania, rodzajów oraz wszelkich związanych z nimi elementów, a także analiza procesów biznesowych. Zaletą tego rozwiązania jest możliwość optymalnego dopasowania systemu do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa, a także możliwość rozwoju i łatwego wprowadzania zmian w konfiguracji, przy zachowaniu relatywnie niskiego poziomu niezbędnych nakładów inwestycyjnych.

– Naszymi Klientami są w dużej mierze administracja publiczna. Wdrożyliśmy Edictę m. in. w Urzędzie Miasta Torunia czy Rządowym Centrum Bezpieczeństwa w Warszawie. Pracę urzędników charakteryzuje codzienny, ściśle usystematyzowany przepływ ogromnej ilości dokumentów, co musieliśmy uwzględnić w konfiguracji sytemu. W rozwiązaniach dla biznesu skupiamy się dodatkowo na takich funkcjach, jak zarządzanie procesami, kontaktami i komunikacją z klientem, bezpieczeństwem informacji czy podpisie elektronicznym. Oczywiście docelowa konfiguracja sytemu zależy od indywidualnych potrzeb każdego przedsiębiorstwa

– mówi Bartosz Gąsiorek, Business Development Manager w Fabryce Oprogramowania Unizeto Technologies.

Źródło: Unizeto Technologies