Jak rozwiązać problem z synchronizacją poczty w Twojej firmie i podnieść jej skuteczność ?

Dzięki archiwizacji naszych maili mogliśmy bez procesu szerokiej migracji przejść ze starego serwera na nowy. Nasi użytkownicy mają teraz dostęp do starych e-maili poprzez MailStore bez potrzeby obciążania nowego serwera mnóstwem starych wiadomości.

Takahiro Shima, Yahoo! Japonia

MailStore jest dostępny w darmowej wersji dla użytkowników domowych korzystających z klientów poczty. Dostępny jest także w wersji komercyjnej, która ma szerszy model zastosowania, gdyż potrafi nie tylko obsługiwać pliki PST, ale także w kilku trybach komunikować się z dowolnym serwerem pocztowym i w szerszej skali archiwizować wskazane repozytoria.

Produkt umożliwia także współdzielenie konta archiwum, podpięcie go pod MS Office Outlook lub przeglądanie zawartości przez WWW. Możliwość współdzielenia konta archiwum to idea, która rozwiązuje problem z synchronizacją poczty i jej obsługą przez kilka osób. W każdej firmie, która współdzieli konta pocztowe lub udostępnia je innym, pojawia się problem szybko rosnącego rozmiaru skrzynki, a także mechanizmów jej przeglądania i obsługi. MailStore umożliwia udostępnianie swoich zasobów wielu użytkownikom poczty, nie powodując przy tym żadnych konfliktów.

MAILSTORE – NARZĘDZIE, KTÓRE INSPIRUJE

MailStore to produkt przeznaczony do archiwizacji poczty, niemieckiej firmy MailStore Software GmbH. Produkt odpowiada za dostęp do jednostkowych, wybranych lub pełnych archiwów poczty dla serwerów:

  • Microsoft Exchange Server 2003, 2007, 2010 (w tym Windows Small Business Server),
  • Hosted Exchange,
  • Microsoft Office 365 (Exchange Online),
  • MDaemon Messaging Server,
  • IceWarp Email Server,
  • Kerio Connect,
  • Serwery pocztowe kompatybilne z IMAP4,
  • Serwery pocztowe kompatybilne z POP3,
  • Poczta przez WWW, na przykład Gmail lub GMX (za pośrednictwem IMAP lub POP3).

Co z archiwizacją?

W trakcie testów, które wykonaliśmy na produkcie, wyróżniliśmy trzy rodzaje archiwizacji:

- pełna archiwizacja wszystkich kont pocztowych dla kompletu elementów w skrzynce odbiorczej i skrzynce wiadomości wysłanych,

- archiwizacja istniejących kont pocztowych i plików z konfiguracją na żądanie lub z użyciem kalendarza,

- archiwizacja folderów publicznych i udostępnionych skrzynek pocztowych, także na żądanie lub z użyciem kalendarza.

Sposób na nieużywane konta

Nowoczesne serwery poczty, jak MS Exchange czy Kerio Connect, posiadają możliwość podpięcia usuwanych kont do innych użytkowników. Trzeba jednak pamiętać, że jest to działanie, które nie poprawi naszej efektywności pracy z Outlookiem. W ten sposób dołączamy dodatkowe elementy, które mają ogromny wpływ na szybkość działania naszego klienta. Lepszym rozwiązaniem jest dołożenie dedykowanych archiwów do swojego konta archiwum w MailStore – daje to możliwość przeglądania tych elementów w panelu klienta Outlook.

MAILSTORE jako rozwiązanie wspierające kontrolę poczty

Kontrola poczty wychodzącej i przychodzącej to niewdzięczny, ale często konieczny temat, z którym muszą się zmierzyć administratorzy serwerów pocztowych. Szefostwo firmy bardzo często oczekuje od administratorów, by w bezkolizyjny sposób mieli wgląd w to, co przychodzi i wychodzi z korporacyjnych serwerów poczty. Oczywiście do przechowywania kompletnych danych służą backupy i archiwa systemowe. Są to jednak kłopotliwe iniewygodnie do przeglądania repozytoria. W ramach uzupełnienia polityki przechowywania całej zawartości poczty oraz bieżącej kontroli całej komunikacji e-mail w firmie, bardzo dobrze sprawdza się system archiwizacji, jaki oferuje MailStore. Dzięki możliwościom wielowątkowego udostępniania tworzonych archiwów, administratorzy mają pełną swobodę w tworzeniu polityk kontroli dla siebie lub dla swoich managerów.

Sposób na migrację serwera poczty

Administratorzy serwerów pocztowych coraz częściej spotykają się z niską wydajnością użytkowanych rozwiązań. Brak skalowalności (szczególnie starszych platform pocztowych) wymusza konieczność zmian. Właśnie dlatego jedną z metod jest wykorzystanie do archiwizacji poczty rozwiązań typu MailStore czy GFI MailArchiver. Postęp technologiczny oraz coraz bardziej wyrafinowane narzędzia do walki ze spamem mobilizują jednak administratorów i dyrekcję firm do migracji i zmiany serwera. Przed przeniesieniem na nowy serwer całej obecnej, wieloletniej poczty warto się zastanowić nad tym, czy jest sens tak mocno obciążać nowe środowisko serwerowe. Oczywiste jest, że im większe skrzynki pocztowe, tym trudniej jest nimi zarządzać administratorom i użytkownikom końcowym. W takim przypadku również można skorzystać z rozwiązania MailStore, które umożliwia łatwe stworzenie osobnych archiwów dla kont pocztowych, a po podpięciu ich do Outlooków lub podczas korzystania z poczty za pomocą przeglądarki – użytkownik wciąż ma dostęp do informacji znajdujących się w archiwach.

Podsumowując, MailStore jest świetnym dodatkowym system pocztowym, który wspiera nie tylko serwery fizycznie instalowane w naszych serwerowniach, ale także te w chmurze, znajdujące się w ofercie firm takich jak Google, WP czy Onet. MailStore zapewnia im większą stabilność i bezpieczeństwo utrzymania ciągłości pracy systemów pocztowych firm.

Od września 2012 firma Sun Capital sp. z o.o. posiada umowę dystrybucyjną z producentem rozwiązania MailStore.

Wszystkie informacje związane z produktem można znaleźć na specjalnie dedykowanej stronie do obsługi polskiej dystrybucji MailStore: www.mailstore.suncapital.pl

Artykuł pochodzi z 3 numeru magazynu DLP expert - który bezpłatnie można pobrać ze strony: https://www.dlp-expert.pl/magazine

Źródło: Redakcja