Smartfony, laptopy i tablety kluczem do wzrostu wydajności i produktywności administracji publicznej

W ciągu ostatnich 25 lat produktywność amerykańskiej administracji znacząco spadła, podczas gdy w sektorze prywatnym w tym samym czasie wzrosła aż o ponad 50 proc. Firmy prywatne „produkują” średnio 62,7 dolara na godzinę, a instytucje rządowe jedynie 34,5 dolara. Problem dotyczy również Europy. Aby zniwelować tę różnicę rządy państw powinny w jak najszerszej skali implementować nowoczesne technologie, a przede wszystkim urządzenia mobilne. To najważniejsze wnioski z globalnego raportu „Gov on the Go. Boosting Public-Sector Productivity by Going Mobile” przygotowanego przez firmę doradczą Deloitte.

Policjant sprawdzający w swoim tablecie, czy posiadamy ubezpieczenie OC (w przypadku, gdy zapomnieliśmy zabrać ze sobą dowodu opłacenia polisy)? Ważna decyzja administracyjna, którą odczytujemy w smartfonie, a nie otrzymujemy listem poleconym? Takie udogodnienia brzmią dziś jak mało realne marzenie fana e-administracji. Jednak rewolucja cyfrowa w sektorze publicznym nie jest wcale tak odległą perspektywą.

Według danych Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD) koszty administracji publicznej w badanych 34 krajach wzrosły średnio z 20,9 proc. PKB w 2000 r. do 23,3 proc. w 2009 r. W Wielkiej Brytanii w ciągu dziesięciu lat (1997-2007) produktywność w sektorze publicznym spadała średnio o 0,3 proc. rocznie, podczas gdy w firmach prywatnych rosła o 2,3 proc. W całej Europie pomiędzy 1990 a 2000 rokiem wydajność w biznesie wzrosła trzy razy szybciej niż w sektorze publicznym.

Skąd tak duże różnice? Ostatnie lata to okres dynamicznego rozwoju nowoczesnych technologii, w tym urządzeń mobilnych, takich jak laptopy, smartfony i tablety. Jednak jak dotąd znalazły one zastosowanie przede wszystkim w biznesie. Ograniczone przez biurokrację rządy pozostają w tyle w rozwoju cywilizacyjnym. Aby zniwelować tę lukę administracje rządowe muszą jak najszybciej znaleźć możliwie najszersze zastosowanie dla tych nowoczesnych urządzeń, co pozwoli nie tylko zwiększyć efektywność i produktywność, ale także poprawić jakość usług

– wyjaśnia Dariusz Nachyła, ekspert ds. TMT w Deloitte.

Niektóre państwa dostrzegają już tę potrzebę i pracują nad poprawieniem obecnego stanu rzeczy. Amerykańska strategia „cyfrowego rządu” zakłada m.in. że do maja 2013 r. w każdej agencji rządowej przynajmniej dwie kluczowe usługi będą dostępne na urządzeniach mobilnych.

W Polsce nie mamy jeszcze co prawda „strategii mobilnej” w administracji państwowej, ale niektóre usługi on-line dla obywateli wymagające nieskomplikowanej nawigacji są również dostępne poprzez smartfony. Wiele urzędów w Polsce zdecydowało się na wysyłanie zainteresowanym mieszkańcom komunikatów sms-owych np. o zagrożeniu powodziowym lub przerwach w dostawach wody. Natomiast, z wyjątkiem niektórych służb, stosowanie urządzeń mobilnych w codziennej działalności administracji w celu zwiększenia jej efektywności nie przyjęło się jeszcze, przede wszystkim ze względu na przywiązanie do papieru, pieczątek i podpisów

– dodaje Dariusz Nachyła.

Według ekspertów firmy doradczej Deloitte w nowoczesne urządzenia mobilne, takie jak smartfony, tablety czy laptopy powinny być przede wszystkim wyposażone służby ratownicze, organy ścigania oraz opieka społeczna i zdrowotna, czyli wszystkie te sektory, w których działający w terenie pracownicy są pod nieustającą presją czasu. Jak wynika z wyliczeń Deloitte wyposażenie funkcjonariuszy opieki społecznej w urządzenia mobilne mogłoby spowodować wzrost ich produktywnego czasu pracy aż o 45 proc. Przykłady udowadniają, że inwestycje w mobilny sprzęt szybko się zwracają. Kiedy ponad 2,3 tys. pracowników socjalnych na Florydzie wyposażono w laptopy i smartfony, okazało się, że liczba wizyt domowych u ich podopiecznych wzrosła o 30 proc. przy tej samej liczbie pracowników socjalnych. Podobne rezultaty osiągnięto w Szwecji. Z kolei wyposażenie kalifornijskich strażaków w tablety pozwoliło zaoszczędzić im 300 godzin rocznie na czynnościach administracyjnych. Analogicznie w przypadku policjantów, którzy potrzebują szybkiego dostępu do danych, chociażby podczas zwykłej kontroli drogowej. I tak dzięki mobilnemu dostępowi do policyjnych kartotek funkcjonariusze z Baltimore oszczędzają pół godziny każdego dnia. Szacunki pokazują, że gdyby taką możliwość miał każdy z ponad 630 tys. funkcjonariuszy w USA rocznie przyniosłoby to oszczędność 50 mln godzin, co odpowiada sumie 1,3 mld dolarów.

Mobilne technologie mogą wspomóc także służbę zdrowia. Używana w Wielkiej Brytanii aplikacja pozwala w nagłych przypadkach wybrać pacjentom odpowiednią i najbliższą dla siebie placówkę medyczną, co odciążyło tamtejsze oddziały ratunkowe. Przykładów możliwości zastosowania urządzeń mobilnych można szukać w każdej dziedzinie życia społecznego, jak choćby w komunikacji (np. zarządzanie korkami w czasie rzeczywistym czy szukanie miejsc parkingowych za pośrednictwem smartfona) czy nawet usługach pocztowych (Duńczycy mogą kupić znaczek za pomocą SMS). Bolączką wielu przedsiębiorców jest urzędnicza biurokracja. I tu sytuacja mogłaby się poprawić. Dobrym przykładem są m.in. urzędnicy inspekcji budowlanej w Salt Lake City, którzy wysyłają petentom wyniki kontroli na smartfony.

Szeroka implementacja urządzeń mobilnych w sektorze publicznym to także ogromna oszczędność pośrednich kosztów utrzymania administracji. Jak wynika z analiz Deloitte, 32 proc. urzędników federalnych w USA mogłoby pracować zdalnie. Nawet gdyby pracowali tak tylko przez połowę łącznego czasu pracy to rząd zaoszczędziłby w ten sposób 5,4 mld dolarów. Niestety w tej chwili jedynie 7 proc. urzędników w USA korzysta z możliwości telepracy.

Eksperci Deloitte ostrzegają jednak, że choć sama idea włączenia nowoczesnych technologii w sektorze publicznym jest bardzo pozytywna i potrzebna, to istnieje obawa, że podzieli ona los e-administracji, w której wiele rozwiązań pozostało na etapie rozważań teoretycznych. Dlatego administracje rządowe muszą się dobrze przygotować do rewolucji mobilnej, m.in. poprzez dokładne testowanie odpowiednich rozwiązań.

Przede wszystkim należy sobie wyznaczyć długofalowe cele, które chce się osiągnąć. Niezbędna jest też zmiana mentalności, która pozwoli zrozumieć, że urządzenia mobilne przy odpowiednich zabezpieczeniach nie stwarzają żadnego zagrożenia, i że nie są to tylko gadżety czy dodatki, bez których można się obejść. Mobilność powinna trafić na szczyt priorytetów każdej nowoczesnej administracji publicznej

– podsumowuje Dariusz Nachyła.

Źródło: Deloitte