Nieprawidłowe administrowanie danymi osobowymi

Każdy dorosły człowiek w swoim życiu choć raz odwiedza jakąkolwiek instytucję administracji publicznej. W końcu są to przydatne instytucje dzięki którym można zawrzeć związek małżeński, wyrobić dowód osobisty, odebrać prawo jazdy czy np. otrzymać swój akt urodzenia. Wszystko jest stosunkowo proste, bo wystarczy odstać swoje w kolejce, w bardziej nowoczesnych urzędach umawiamy się na konkretną godzinę, a następnie miła Pani lub równie uprzejmy Pan, kolokwialnie mówiąc, obsłuży petenta jakim jesteśmy my. Zadowoleni podchodzimy do okienka i jesteśmy proszeni o kilka dokumentów, które są niezbędne do rozwiązania sprawy na naszą korzyść. To jakie dokumenty potrzebne są do pozytywnego rozpatrzenia wniosków możemy znaleźć na stronie Ministerstwa Spraw Wewnętrznych.

Co z tymi dokumentami?

Zadowoleni, że udało nam się osiągnąć zamierzony cel odchodzimy od okienka i udajemy się w inne miejsce. Pozostawione jednak w urzędzie dokumenty zaczynają żyć swoim życiem. Póki przechowywanie danych dokumentów jest konieczne to są one w miarę bezpieczne, jednak kiedy mija termin gdy ich przechowywanie jest niezbędne, często pojawia się pewien problem. Ustawa o ochronie danych osobowych obowiązuje nie tylko urzędy, ale także firmy czy inne instytucje. W myśl tej ustawy dane osobowe po upływie ich terminu przydatności powinny zostać usunięte w sposób uniemożliwiający identyfikacje danej osoby na ich podstawie. W ustawie nie ma mowy o tym jakie środki bezpieczeństwa w związku z tym trzeba podjąć, zatem dobór odpowiednich technik usuwania danych osobowych należy do ich administratora. Środki podjęte przez administratora danych osobowych bywają często niewystarczające. W 2010 roku szkoła podstawowa nr 10 w Gorzowie pozbyła się dokumentów dotyczących przyznania pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów z 2006 roku wyrzucając je do śmietnika obok jednego z bloków. Dane jakie widniały na dokumentach to imiona, nazwiska, adresy zamieszkania jak i numery pesel uczniów objętych programem pomocy.

Dokumenty należące do jednej z Gorzowskich podstawówek. Źródło: www.mmgorzow.pl

Ponadto w stertach śmieci znajdowały się także umowy najmu jednego z pomieszczeń dla jednej ze szkół nauki jazdy czy umowa na wykonanie badań profilaktycznych pracowników szkoły. Jest to świetny przykład złego administrowania danymi osobowymi, a takich przykładów w Polsce jest wiele i od czasu do czasu mamy możliwość poczytać o nich w Internecie czy też usłyszeć w wiadomościach.

Elektroniczne nośniki danych

Coraz więcej dokumentów jest zamienianych na ich elektroniczne odpowiedniki, już w tej chwili możemy chociażby rozliczać się z urzędem skarbowym tylko za pośrednictwem Internetu. Oczywiście poza pozytywnymi stronami takiej cyfryzacji spotykamy się także z problemem odpowiedniego niszczenia danych zawartych na elektronicznych pamięciach masowych. Jak wynika z badań firmy BOSSG Data Security (www.bossg.eu) przeprowadzonych w 2011 roku, aż 25% urzędów nie korzysta z usług specjalistów od niszczenia danych. Muszą one zatem radzić sobie z niszczeniem danych na własną rękę. Niestety nie zawsze robią to prawidłowo.

Jednym z pionierów w nieodwracalnym niszczeniu danych jest właśnie firma BOSSG Data Security, która w celu zniszczenia danych korzysta ze środków chemicznych. Proces niszczenia dysku twardego trwa od 7 do14 dni i składa się z kilku etapów:

1.Rozmontowanie nośników – ma to na celu przeznaczenie obudowy do recyklingu.
2.Rozdrabnianie mechaniczne – nośniki danych są mielone.
3.Zastosowanie technologii LiquiDATA – zmielone nośniki danych są traktowane obojętnym magnetycznie płynem i dzięki temu rozpuszczane.
4.Transport ścieków – tak powstały płyn jest odtransportowywany do oczyszczalni ścieków.

Tak właśnie w kilku prostych krokach na zawsze można się pozbyć poufnych danych zgromadzonych na elektronicznych nośnikach informacji.

Podsumowanie

Prawidłowe administrowanie danymi osobowymi wymaga od osoby tym kierującej wyobraźni. Często niestety ludzie zajmujący takie stanowiska nie są świadomi konsekwencji jakie może nieść za sobą nieprawidłowe zutylizowanie niepotrzebnych już informacji. Z pewnością gdyby osoby te czytały artykuły, które uświadomiłyby im jaki błąd mogą popełnić nigdy, by do tego nie dopuściły.

W wielu przypadkach warto także zastanowić się nad skorzystaniem z pomocy specjalistów. Dzięki temu jako administratorzy danych osobowych możemy zapewnić sobie spokojniejsze dni, nie martwiąc się czy dane, które miały zostać zniszczone faktycznie spotkał taki los.

Źródło: Redakcja