Kto musi stosować bezpieczny e-podpis i wysyłać deklaracje drogą elektroniczną?

Okiem eksperta: nowe regulacje dotyczące składania dokumentów podatkowych do organów skarbowych

Kto musi stosować bezpieczny e-podpis i wysyłać deklaracje drogą elektroniczną? Które z dokumentów podatkowych musimy przesłać do fiskusa poprzez system e-Deklaracje? Jak uzyskać własny kwalifikowany podpis elektroniczny? Odpowiada ekspert z Unizeto Technologies.

Pytanie: Kogo obowiązują nowe regulacje?

Od 1 stycznia 2015 r. większość firm zaczęły obowiązywać nowe regulacje dotyczące zasad kontaktu z organami skarbowymi. Na ich mocy przedsiębiorstwa zatrudniające ponad 5 osób oraz wszystkie biura rachunkowe muszą przesyłać niektóre formularze i rozliczenia tylko drogą elektroniczną, z wykorzystaniem bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu..

Wymóg ten nie dotyczy jedynie najmniejszych firm, gdzie pracuje maksymalnie do 5 osób – podmioty te mogą nadal składać dokumenty w formie papierowej.

Pytanie: Jakie informacje podatkowe firmy muszą wysłać drogą elektroniczną?

Zgodnie ze zmianami, nowe regulacje dotyczą następujących informacji: PIT-8C, PIT-11, PIT-R, IFT-1/IFT-1R, IFT-3/IFT-3R, deklaracji PIT-4R, PIT-8AR i rocznego obliczenia podatku PIT-40.

Pamiętajmy, że pierwsze dokumenty powinny być złożone już pod koniec stycznia.

Pytanie: Jak prawidłowo przekazywać dokumenty do organu skarbowego?

Ministerstwo Finansów w komunikacie na swojej stronie dokładnie określa, w jaki sposób dokumenty podatkowe mają być przesyłane do fiskusa:

Deklaracje i informacje podatkowe można składać drogą elektroniczną wyłącznie do systemu e-Deklaracje: 1. Za pośrednictwem bramki e-Deklaracje - korzystając z:

  • formularzy zamieszczonych na Portalu Podatkowym w zakładce e-Deklaracje/Formularze,

  • aplikacji e-Deklaracje Desktop,

  • bezpośrednio z systemów finansowo - księgowych przy wykorzystaniu odpowiednich aplikacji (modułów) dostarczanych przez producentów oprogramowania,

  • oprogramowania dostarczonego przez innych producentów.

2. Przy użyciu Uniwersalnej Bramki Dokumentów (UBD) – która przeznaczona jest do składania dokumentów zbiorczych: PIT-8C, PIT-11, PIT-R, PIT-40, korzystając z:

  • systemów finansowo-księgowych podatnika - odpowiednich aplikacji (modułów) dostarczanych przez producentów oprogramowania,

  • oprogramowania dostarczonego przez innych producentów.

Ministerstwo Finansów, we wspomnianym komunikacie wskazało, że deklaracje informacje składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej podpisywać należy:

  • bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu – do dokumentów składanych przez osoby fizyczne i inne podmioty,

  • lub

  • danymi autoryzującymi (podpisem elektronicznym nieweryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu) – do dokumentów składanych prze osoby fizyczne.

Pytanie: Czym jest bezpieczny podpis elektroniczny?

Bezpieczny podpis elektroniczny z ważnym certyfikatem kwalifikowanym posiada taką samą ważność i moc prawną jak unikalny, odręczny podpis. Oznacza to, że może być wykorzystywany do podpisywania oficjalnych dokumentów wszelkiego rodzaju, które funkcjonują w wersji elektronicznej.

Nie jest to wzór unikalnego podpisu odręcznego, ale działa na podobnej zasadzie: jest przypisany tylko jednej osobie i jej danym osobowym (wystawiany jest na osobę fizyczną) oraz jest zawsze możliwy do weryfikacji.

Pytanie: Jak uzyskać podpis elektroniczny?

Uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest nieskomplikowane i składa się z 5 prostych kroków:

1. Nabycie zestawu do e-podpisu

Zestaw do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego można zamówić np. przez internet/telefonicznie/mailowo. Kurier pod wskazany adres dostarcza kompletny zestaw z czytnikiem oraz kartą kryptograficzną z certyfikatem kwalifikowanym.

2. Wypełnienie formularza aktywacyjnego karty

Po otrzymaniu zestawu należy wypełnić formularz aktywacyjny karty, dostępny na stronie WWW dostawcy i wpisać między innymi dane z dowodu osobistego lub paszportu.

3. Otrzymanie dokumentów gotowych do wydrukowania

Po wypełnieniu formularza otrzymujemy zwrotnie pocztą elektroniczną gotowe do wydrukowania dokumenty z danymi, na jakie będzie wystawiony certyfikat kwalifikowany.

4. Potwierdzenie tożsamości wnioskodawcy certyfikatu

Czynność ta polega na sprawdzeniu i potwierdzeniu przez uprawnione do tego osoby, czy dane zawarte w otrzymanych dokumentach są zgodne z danymi w dokumencie tożsamości, który wcześniej był użyty do wypełnienia formularza.

Weryfikację tożsamości przeprowadza się:
a. w punktach rejestracji/zakupu, gdzie dostarczenie dokumentów i dopełnienie wymaganych formalności można załatwić od ręki,
b. u notariusza – jeśli w naszym mieście nie ma punktów rejestracji/zakupu dostawcy, konieczne będzie przesłanie potwierdzonych notarialnie dokumentów do Centrum Certyfikacji.

5. Pobranie i instalacja oprogramowania oraz certyfikatu kwalifikowanego

Ostatnimi czynnościami, które samodzielnie wykonuje użytkownik, jest instalacja oprogramowania (służącego do zarządzania e-podpisem i jego używania) oraz certyfikatu kwalifikowanego (bezpośrednio na karcie kryptograficznej).

Po wykonaniu tych czynności bezpieczny podpis elektroniczny jest już gotowy do pracy.

Autorem jest Mariusz Janczak Menedżer Marketingu Produktowego, Unizeto Technologies SA

Źródło: Unizeto Technologies