Mobilne aplikacje od stażysty do prezesa

Sprawdzanie e-maili, praca w grupie, zarządzanie kosztami czy nawet kierowanie firmą – to wszystko umożliwiają pracownikom mobilne aplikacje. Technologie wkraczają szturmem do biur? Tak, ale wciąż robią to kuchennymi drzwiami. Ze smartfonów korzysta blisko 40% populacji Europy Wschodniej (1), a w Polsce używanych jest 27 mln tego typu urządzeń (2). Zyskują także tablety. Firmy wciąż jednak mają problemy z wdrażaniem korporacyjnych aplikacji - 60% pracowników rezygnuje z nich ze względu na ich zbyt niską funkcjonalność (3).

Globalny rynek mobilnych aplikacji już w 2012 r. był wart 53 mld USD. Według prognoz, już do 2016 r. jego wartość ma wzrosnąć do 143 mld USD (4). Co ważne, już w 2018 r. ze smartfonów ma korzystać więcej, niż 60% mieszkańców Europy Wschodniej (5). Mobilne rozwiązania mają coraz większy wpływ na codzienne życie pracowników tak różnorodnych branż, jak m.in. finanse, IT, sprzedaż czy motoryzacja.

- Różnorodność dostępnych aplikacji sprawia, że wspierają one pracę zarówno szeregowych specjalistów, jak i wysoko sytuowanych menedżerów. Według prognoz Gartnera, za trzy lata roczna liczba ściąganych na świecie aplikacji sięgnie aż 268 mld (6). Oczywiście, szczególny udział w tej kwocie mają propozycje służące do rozrywki. Nie zmienia to jednak faktu, że powszechne przyzwyczajenie konsumentów do zalet dobrych aplikacji będzie systematycznie przenosić się także do biur

– mówi Wojciech Mach, Dyrektor Zarządzający w Luxoft Poland.

Znaczenie aplikacji mobilnych w pracy zawodowej szczególnie zaznacza się w Stanach Zjednoczonych, gdzie 85% użytkowników komórek uznaje urządzenia mobilne za odgrywające centralną rolę w ich codziennym życiu (7). Co więcej, trend ten dotarł także do Polski. Jak podaje Microsoft, 72% polskich pracowników postrzega urządzenia mobilne jako wsparcie w wykonywaniu codziennych obowiązków.

Trudności i możliwości

Za wcześnie jednak na ogłoszenie popularności mobilnych aplikacji w codziennym życiu firm. Rozwiązania mobile wciąż są wdrażane w sposób niezaplanowany i mało zróżnicowany. Co ważne, z trudnościami spotykają się także firmy wdrażające dedykowane aplikacje korporacyjne. 60% pracowników badanych przez Mobiquity rezygnuje z firmowych rozwiązań ze względu na ich niską funkcjonalność. Efekt? Przerzucanie się na powszechnie dostępne produkty przez 64% badanych (8).

- Użytkownicy aplikacji zwracają często uwagę na niedostosowanie strategii mobilnych do rzeczywistych potrzeb firm oraz ich pracowników. Osobiście ściągane aplikacje są często łatwe do pobrania, proste w użytkowaniu i ułatwiające pracę. Z kolei firmowe rozwiązania są obarczone obciążeniami wynikającymi z polityki bezpieczeństwa lub uwarunkowań prawnych. Czynniki te są ważne, jednak nie można zapominać, że udane wdrożenia mobilne to te, które oferują użytkownikom to, co trzeba, oraz tam i kiedy trzeba, radząc sobie efektywnie z tymi wymogami

– komentuje Michał Grabarz, Dyrektor ds. Usług IT, Infosys BPO Europe.

Na polskim rynku nie brak jednak ciekawych zastosowań mobilnych aplikacji do codziennej pracy. Menedżerowie podkreślają, że dobre wyniki gwarantują zarówno powszechne rozwiązania, jak i aplikacje dla konkretnych firm. Priorytetem pozostaje przydatność w codziennej pracy.

Mobilne oko w skali makro

Istotną cechą, decydującą o przydatności aplikacji dla menedżerów wysokiego szczebla jest jej funkcjonalność oraz szybkość dostępu do kluczowych danych. Powstaje coraz więcej narzędzi dedykowanych do realizacji bardziej skomplikowanych zadań, np. zarządzania zasobami przedsiębiorstwa czy kontroli firmowych procesów. Za przykład może służyć platforma Luxoft Horizon, dedykowana dla osób zajmujących wysokie stanowiska menedżerskie i wykorzystywana m.in. przez wiodące banki inwestycyjne. Może być ona używana zarówno z poziomu przeglądarek internetowych, jak i aplikacji na tablety. W skrócie - Luxoft Horizon w przystępnej formie wizualizuje różnorodne dane, wcześniej rozbite na dziesiątki różnych raportów, zastępując statyczne dokumenty papierowe, jak i elektroniczne np. w Excelu, PDF czy Wordzie.

- W odróżnieniu od wielu narzędzi klasy Business Intelligence, platforma Luxoft Horizon nie kalkuluje czy przelicza danych, a skupia się na jednym aspekcie, a mianowicie wizualizacji danych. Bardzo dużo mówi się o nacisku na łatwość użytkowania czy atrakcyjnym interfejsie aplikacji dla klienta końcowego, zapominając o tym, że wygoda pracy dla kadry zarządzającej w organizacji jest równie ważna. Każdy raport jest „szyty na miarę”. Wszystko to zorganizowane jest w formie czytelnych widgetów, interaktywnych tabel czy infografik, które można np. komentować wraz z innymi użytkownikami raportów, realizując wspólnie projekty. W przypadku największego obsługiwanego przez nas globalnego klienta, z rozwiązania tego korzysta ponad 4000 osób z różnych departamentów na całym świecie

– mówi Marcin Majda, Business Development Director w Luxoft Poland.

Zmniejszanie kosztów działania przedsiębiorstwa przez menedżerów umożliwiają także aplikacje zintegrowane z usługami czy też oprogramowaniem służącym obniżaniu codziennych kosztów działalności firmy. Dotyczy to m.in. kontroli funkcjonowania flot samochodowych.

- Przykładem może być mobilna aplikacja udostępniana przez Cartrack Polska. Dostarcza ona w czasie rzeczywistym informacji m.in. na temat lokalizacji, toru i szybkości jazdy aut w posiadanej flocie, a także o zużyciu paliwa, czy sposobie eksploatacji pojazdu przez kierowcę, na przykład użycia hamulca ręcznego, położenia pedału gazu, wartości obrotów silnika. Osoby zajmujące się logistyką transportową i zarządzaniem flotami mogą za jej pomocą ograniczać zbędne przebiegi i koszty związane z wykorzystaniem pojazdów

– mówi Kamil Jakacki, Dyrektor ds. Sprzedaży w Cartrack Polska.

Zespoły bardziej mobilne

Do najbardziej efektywnych aplikacji należą te poświęcone koordynacji pracy w zespołach. Tylko w samych Stanach Zjednoczonych firmy zaoszczędzają rocznie 67,5 mld USD dzięki wykorzystaniu mobilnych urządzeń w codziennej pracy zespołów (9). Jak przekonuje Wojciech Karpiński, Services Head w Infosys BPO, aplikacje tego typu przyspieszają i ułatwiają realizację zbiorowych projektów.

- W codziennej pracy z klientem i współpracownikami korzystam z aplikacji służącej do komunikacji wewnętrznej. W konstrukcji przypomina ona firmowego Facebooka. Dzięki możliwości włączania się do różnych grup dyskusyjnych czy też konkretnych tematów, omawianych w gronie współpracowników, można łatwiej dzielić się informacjami i szybciej realizować zadania. Podobnie, jak na innych popularnych portalach, można komentować i polecać wpisy innych użytkowników, co zwiększa zaangażowanie osób korzystających z produktu. Ta i podobne aplikacje ułatwiają komunikację dedykowaną wewnątrzfirmowym kwestiom, niezakłócaną np. mailami

– mówi Wojciech Karpiński.

Jak dodaje Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor Marki i Członek Zarządu Mikomax Smart Office, firmy specjalizującej się w optymalizacji przestrzeni biurowych, mobilne aplikacje sprawdzają się także w projektach zespołów składających się ze specjalistów z różnych dziedzin.

- Pracując nad poszczególnymi projektami chętnie korzystamy z aplikacji umożliwiającej tworzenie wirtualnych tablic, przypominających tradycyjne tablice korkowe, uzupełnione o multimedialne funkcje i możliwość ich edycji przez kilka osób w czasie rzeczywistym. Na tak stworzonych tablicach mogą znaleźć się zarówno notatki, jak i pliki graficzne, wideo oraz linki. Funkcjonalność podobnych aplikacji pozwala na dodawanie zarówno plików znalezionych online, jak i tych z dysku komputera

– opowiada Zuzanna Mikołajczyk.

Wiedza i oszczędności w kilka kliknięć

Duże efekty dla przedsiębiorstw potrafią przynosić także aplikacje mobilne wykorzystywane przez indywidualnych pracowników. Ich popularność stale rośnie. W Stanach Zjednoczonych liczba indywidualnych aktywacji biznesowych aplikacji wzrosła o 20% w II kw. 2014 w stosunku do I kw. 2014 (10). W Polsce również można się spodziewać znacznego wzrostu ich wykorzystania, wraz z rosnącą liczbą smartfonów i tabletów (w 2018 r. odpowiednio 44 i 12 mln) (11). Jak mówi Marcin Pogodzik, szef zespołu aplikacji i rozwiązań mobilnych w Capgemini Polska, mobilne aplikacje ułatwiają zarówno organizację codziennych obowiązków, jak i wzrost wyników, np. w sprzedaży.

- Na co dzień kieruję zespołem projektującym rozwiązania mobilne. Wśród przygotowanych przez nasz zespół produktów warto wymienić aplikację skierowaną do agentów ubezpieczeniowych, która wspiera ich w sprzedaży produktów, zarządzaniu bazą klientów czy kalendarzem. Aplikacja ta posiada też niezwykle pomocną funkcjonalność, tzw. Social Media Harvester. Dzięki tej funkcji agent ubezpieczeniowy tuż przed spotkaniem z klientem może sprawdzić o czym pisze i co komentuje jego klient w mediach społecznościowych. Takie rozwiązanie przekłada się na poprawę efektywności sprzedaży i doradztwa dzięki bardziej indywidualnemu podejściu do klienta

– mówi Marcin Pogodzik.

Zastosowanie mobilnych technologii może usprawniać także takie pozornie zwyczajne procesy, jak np. druk służbowych dokumentów. Według badań Quocirca, 60% pracowników chciałoby mieć możliwość druku z urządzeń mobilnych. Odpowiedzią na to zapotrzebowanie są systemy, które w pełni integrują mobilne rozwiązania dla skanowania i pracy w chmurze. Technologie takie jak m.in. Xerox ConnectKey umożliwiają stosowanie wydajnych, jednodotykowych metod skanowania w różnych formatach.

Istotną rolę w codziennej pracy wielu przedstawicieli biznesu odgrywają także wszelkie aplikacje wspomagające planowanie podróży służbowych, np. dedykowane liniom lotniczym czy agregujące opinie i oceny wystawiane hotelom, przewoźnikom czy restauracjom.

Mobilny znaczy zwinny

Możliwości wykorzystania aplikacji mobilnych we współczesnym biznesie są niemal nieskończone. Granicę stawia jedynie wyobraźnia twórców rozwiązań IT i menedżerów, a także umiejętności wdrożenia ciekawych narzędzi w codziennej pracy zespołów. Użytkownicy będą coraz powszechniej wykorzystywać różnorodne aplikacje w codziennym życiu – zawodowym i prywatnym. Zgodnie z prognozami Gartnera, do 2017 r. średnia liczba aplikacji pobierających spersonalizowane dane, przypadających na jednego użytkownika, przekroczy 100, a globalne przychody z tego tytułu będą wynosić 77 mld USD (12). Tylko od pracodawców zależy, czy równie wysokie kwoty będą osiągali dzięki oszczędnościom, generowanym przez wykorzystanie nowoczesnych technologii.

(1) http://www.wirtualnemedia.pl/artykul/penetracja-internetu-i-smartfonow-najwyzsza-w-ameryce-pln-i-europie#
(2) http://forsal.pl/artykuly/802386,rosnie-liczba-smartfonow-liczba-tabletow-podwoi-sie-w-tym-roku.html
(3) http://www.mobiquityinc.com/our-ideas/blog/jennifer-halloran/2013/11/are-corporate-mobile-apps-failing-employees
(4) https://smallbusiness.yahoo.com/advisor/overview-mobile-apps-market-why-enter-now-025114377.html
(5) http://www.wirtualnemedia.pl/artykul/penetracja-internetu-i-smartfonow-najwyzsza-w-ameryce-pln-i-europie#
(6) http://www.gartner.com/newsroom/id/2654115
(7) http://www.exacttarget.com/sites/exacttarget/files/deliverables/etmc-2014mobilebehaviorreport.pdf
(8) http://www.mobiquityinc.com/our-ideas/blog/jennifer-halloran/2013/11/are-corporate-mobile-apps-failing-employees
(9) http://www.slideshare.net/AppStudioz/mobile-app-trends-worldwide-2014
(10) http://ww2.cfo.com/applications/2014/08/enterprises-deploying-mobile-apps/
(11) http://forsal.pl/artykuly/802386,rosnie-liczba-smartfonow-liczba-tabletow-podwoi-sie-w-tym-roku.html
(12) http://www.gartner.com/newsroom/id/2654115

Źródło: Linkleaders