Czy warto inwestować w szkolenia z obsługi zakupionego oprogramowania?

Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na inwestycję w profesjonalne rozwiązania informatyczne skierowane specjalnie dla potrzeb biznesu. Pracownicy otrzymują skuteczne narzędzie, które pomaga im lepiej wykonywać powierzone zadania. Czy jednak potrafią w pełni wykorzystać jego potencjał?

Złożone systemy komputerowe wdrażane są w firmach różnej wielkości i szerokiego spektrum branż. Dzięki coraz większej specjalizacji producentów zajmujących się tworzeniem oprogramowania dla biznesu, możliwe jest dopasowanie go ściśle do potrzeb klienta. Przodują w tym podmioty zajmujące się tworzeniem systemów informatycznych na zamówienie, które realizują je zgodnie z wytycznymi dostarczonymi przez klienta, zamiast oferować gotowe, mało elastyczne rozwiązania. Pojawia się jednak pytanie – kiedy firma przejdzie już proces wdrożenia nowego systemu, czy będzie w stanie w pełni wykorzystać jego potencjał? Ważną rolę odgrywa tutaj opieka powdrożeniowa, w skład której – oprócz wsparcia technicznego – wchodzą także szkolenia z obsługi dostarczonego oprogramowania. Ich celem jest przygotowanie pracowników przedsiębiorstwa do sprawnego poruszania się po wprowadzonym systemie, by mogli w pełni wykorzystać oferowane przez niego możliwości.

Pamiętaj o zróżnicowaniu wiekowym

Wiele zależy od wieku pracowników. Choć zdarzają się osoby w wieku przedemerytalnym, które nowymi technologiami posługują się lepiej niż świeżo upieczeni absolwenci uczelni wyższych, to jednak najczęściej im pracownik starszy, tym trudniej mu przyzwyczaić się do korzystania z nowego narzędzia. Nie wynika to z małej elastyczności, a raczej braku obycia z nowymi technologiami. Osoby młode w swojej codziennej aktywności zanurzone są w świecie Internetu, dlatego korzystanie z komputera w pracy nie przysparza im większych trudności. Ludzie należący do starszych generacji wychowywali się w jednak innym otoczeniu, a ich wcześniejsze stanowiska pracy sprawowane były przy użyciu tradycyjnych metod, dlatego mogą mieć pewne problemy w korzystaniu z nowych rozwiązań.

Nie należy jednak postrzegać tego jako nieredukowalną wadę. Starsi pracownicy są cenni dla przedsiębiorstwa ze względu na swoje wieloletnie doświadczenie życiowe i zawodowe. Posiadają dobrą kulturę pracy i cechują się dużą stabilnością, zdążyli już nabyć umiejętność radzenia z problemami, które napotyka się na drodze zawodowej. Jeśli jednak nie są przyzwyczajeni do korzystania w pracy z rozwiązań IT i mają związane z tym obawy, należy pomóc im je zwalczyć. W tym skutecznie pomogą szkolenia z obsługi oprogramowania.

Problem dotyczy wszystkich

Jednak problem wbrew pozorom nie dotyczy wyłącznie starszych pracowników. Również ci młodsi mogą miewać kłopoty z właściwym wykorzystaniem dostarczonego systemu informatycznego. Im bardziej złożone jest wprowadzane rozwiązanie, tym więcej czasu trzeba poświęcić na jego poznanie. Czym innym też jest częste korzystanie z komputera dla przyjemności, na przykład poprzez utrzymywanie kontaktów ze znajomymi za pomocą mediów społecznościowych, a czym innym praca z zaawansowanym systemem w sytuacji, kiedy ponosi się odpowiedzialność za wykonywane czynności. I nawet jeśli oprogramowanie jest zaprojektowane w sposób, który czyni je w pełni odpornym na błędy pracowników, to u osoby niemającej doświadczenia w korzystaniu z niego nadal mogą pojawiać się dręczące pytania: „Czy czegoś nie zrobię źle? Czy czegoś nie zepsuję?”. Dlatego należy zadbać o to, by pomóc pracownikom w szybkiej adaptacji do nowych warunków na stanowisku pracy.

Jaka jest na to rada?

System informatyczny to narzędzie jak każde inne. W wielu przypadkach jest jednak bardzo złożonym rozwiązaniem, na poznanie którego trzeba poświęcić odpowiednią ilość czasu. Pomimo tego, że profesjonalne firmy zajmujące się produkcją oprogramowania przeprowadzają testy użyteczności, by stworzyć interfejs jak najbardziej intuicyjny dla użytkownika, a wraz z systemem dostarczają dokumentację dokładnie opisującą sposób jego obsługi, czasem jest to za mało. Dlatego oferują swoim klientom także szkolenia z korzystania z przygotowanego oprogramowania. Dzięki temu zamawiający ma pewność, że pracownicy używający z zakupionej aplikacji otrzymają odpowiednie przeszkolenie, które pozwoli im na szybkie nauczenie się posługiwania nowym narzędziem.

– Zmiany w sposobie pracy zawsze generują pewne obawy wśród pracowników. Szkolenia pomagają im zrozumieć, że wprowadzony system nie jest czymś, czego powinni się bać, a wręcz przeciwnie – to użyteczne narzędzie, które znacząco ułatwi im codzienną pracę, zwiększając jej efektywność

– mówi Tomasz Derczyński, odpowiedzialny za szkolenia w firmie HDF Polska.

Szkolenia zewnętrzne i wewnętrzne

Przeprowadzenie szkolenia może odbywać się dwiema drogami. Pierwszą jest zamówienie cyklu szkoleń skierowanych bezpośrednio do pracowników będących końcowymi użytkownikami. Przedstawiciele producenta oprogramowania przygotują w ten sposób osoby, które będą wykorzystywały w swojej codziennej pracy dostarczone przez niego rozwiązanie. Drugim sposobem jest wyznaczenie w firmie zamawiającej system informatyczny osoby lub grupy osób, najczęściej z działu IT, które zostaną odpowiednio przygotowane przez twórców systemu do uczenia pracowników właściwego korzystania z wprowadzonego w przedsiębiorstwie oprogramowania. Wybór odpowiedniego rozwiązania podyktowany jest wewnętrznymi uwarunkowaniami zamawiającego – zależy od przyjętego modelu organizacyjnego, struktury zatrudnienia i posiadanych przez pracowników kompetencji.

– Każda firma posiada własną specyfikę. Tak samo jak należy dołożyć wszelkich starań, by przygotowany system był w pełni dopasowany do potrzeb klienta, tak również trzeba zaproponować program szkoleń, wpisujący się w charakter jego działalności

– wyjaśnia specjalista z HDF Polska.

Szkolenia z obsługi zakupionego oprogramowania są istotnym etapem wdrożenia, który jednak często bywa zaniedbywany. Może to rodzić niepotrzebne problemy w trakcie codziennej pracy z jego wykorzystaniem – pracownicy są niepotrzebnie obciążani dodatkowym stresem związanym z koniecznością samodzielnego nauczenia się użytkowania nowego narzędzia. Podejmując decyzję o wprowadzaniu w przedsiębiorstwie zakupionego oprogramowania, warto zawrzeć w przewidywanym budżecie przynajmniej podstawowe szkolenia z obsługi aplikacji. W przypadku bardziej złożonych rozwiązań, należy zastanowić się nad szerszym programem szkoleń, dostosowanym do skomplikowania wprowadzanego systemu. Pomogą one pracownikom w szybszej adaptacji do nowych warunków pracy, a co za tym idzie, przyczynią się do większego wzrostu jej wydajności.

Źródło: HDF