E - administracja bliżej przedsiębiorcy

Analizując inicjatywy legislacyjne podejmowane obecnie przez organy administracji publicznej, obserwujemy szereg działań zmierzających do upowszechnienia dostępności i wykorzystania e-usług w administracji. Wprowadzane są rozwiązania prawne ułatwiające lub umożliwiające załatwianie spraw on-line.

Wychodząc naprzeciw potrzebom przedsiębiorców Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji zaproponowało w projekcie ustawy ustawa z dnia 10 stycznia 2014 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2014 r., poz. 183) rozwiązania ułatwiające wnioskowanie i procedowanie sprawy w sposób całkowicie elektroniczny. Bezpośrednie przełożenie na funkcjonowanie obrotu prawnego i upowszechnienie e-administracji będą miały zmiany wprowadzane w Kodeksie postępowania administracyjnego, które dotyczą m. in.:

  • rozszerzenia przedmiotu zgody strony lub innego uczestnika postępowania na komunikowanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej w innych, określonych przez organ kategoriach spraw indywidualnych oraz wprowadzenia domniemania wyrażenia zgody na doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej w przypadku, gdy strona lub inny uczestnik postępowania złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej,

  • rozszerzenia dostępu strony do akt sprawy drogą elektroniczną, dopuszczenia formy elektronicznej dla czynności, dla których aktualnie zastrzeżona jest forma pisemna, np. wezwania na rozprawę, sporządzenia przez urzędnika adnotacji, ustanowienia pełnomocnictwa, składania zeznań i wyjaśnień,

  • dopuszczenia stosowania elektronicznych kopii dokumentów papierowych uwierzytelnionych przez wnoszącego pismo jako jego załączników, w przypadku gdy strona lub inny uczestnik postępowania nie może uzyskać w formie dokumentu elektronicznego zaświadczenia wymaganego do potwierdzenia faktów lub stanu prawnego lub innego dokumentu wydanego przez podmiot publiczny.

Rozwiązania ułatwiające rozwój e-administracji:

  • domniemanie wyrażenia zgody na doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej w przypadku, gdy wniosek był złożony tą drogą,

  • dopuszczenie uwierzytelniania kopii dokumentów papierowych przez składającego pismo w postaci elektronicznej,

  • koniec „fikcji doręczeń” - dokumenty elektroniczne nieodebrane w ciągu 14 dniu będą uznawane za doręczone.

Warta wyróżnienia jest również likwidacja konstrukcji „fikcji prawnej doręczenia elektronicznego”. Wprowadzana zmiana odwzorowuje tzw. doręczenia „tradycyjne” i zakłada, że w przypadku nieodebrania pisma w formie dokumentu elektronicznego przez adresata korespondencji elektronicznej po upływie czternastu dni, licząc od dnia przesłania pierwszego zawiadomienia przez organ, doręczenie uznaje się za dokonane.

Równolegle z wprowadzaniem zmian przepisów wprowadzane są zmiany organizacyjne. Z początkiem tego roku otwarty został powszechny, elektroniczny kanał komunikacji przedsiębiorcy z urzędem. Wszystkie urzędy, które posiadały skrzynkę podawczą na platformie ePUAP umożliwiającej wymianę dokumentów elektronicznych pomiędzy klientem urzędu i urzędem, zostały wzbogacone o mechanizm przyjmowania wniosków składanych za pośrednictwem platformy ePUAP, działający niezależnie od dotychczasowych rozwiązań. Dzięki tej centralnie uruchomionej usłudze pisma ogólnego przedsiębiorcy i obywatele mogą przekazywać wnioski, zażalenia oraz zapytania do urzędu w formie całkowicie elektronicznej do wszystkich urzędów posiadających elektroniczną skrzynkę na ePUAP, a nie jak dotychczas tylko do urzędów, które samodzielnie udostępniły taką usługę. Klient urzędu składa wniosek, wybierając na platformie ePUAP opcję „alfabetyczna lista spraw”, a następnie „Skargi, wnioski, zapytania do urzędu”. Po wybraniu właściwego urzędu i wypełnieniu formularza pisma ogólnego dokument może zostać podpisany i wysłany do urzędu. Wnioskodawca natomiast otrzymuje elektroniczne Urzędowego Potwierdzenia Odbioru (UPO). Wniosek składany w ten sposób może być podpisany podpisem kwalifikowanym lub tzw. profilem zaufanym ePUAP, którego posiadanie nie wiąże się z żadnymi kosztami, a jedynie z jednorazową wizytą w urzędzie celem potwierdzenia tożsamości.

Urzędy w całym kraju udostępniają klientom coraz większą liczbę formularzy elektronicznych umożliwiających realizację konkretnych spraw. Działania te wspiera Ministerstwo Gospodarki, które na stronie Pojedynczego Punktu Kontaktowego www.eu-go.gov.plwzory tworzy i udostępnia urzędom formularze elektroniczne gotowe do instalacji na platformie ePUAP.

Ministerstwo Gospodarki realizuje w ten sposób założenia Dyrektywy usługowej, która zobowiązuje kraje członkowskie do ułatwienia załatwiania spraw urzędowych w sposób elektroniczny. Efekty prac Ministerstwa Gospodarki ujrzą niedługo światło dzienne w postaci Ustawy Standaryzacyjnej (obecnie drugie czytanie w sejmie). Ustawa ta ujednolici postać wniosków składanych do urzędów w około 60 sprawach oraz zlikwiduje część barier związanych z elektronicznym procedowaniem sprawy, takich jak np. ustawowo zapisana konieczność pisemnego składania wniosku w danej sprawie, dostarczania zaświadczeń, czy też przedkładania dokumentów do wglądu. Więcej informacji na ten temat dostępnych jest w portalu Pojedynczego Punktu Kontaktowego www.eu-go.gov.pl

Autorzy: Lucyna Łuczak, Rafał Sowiński, Instytut Logistyki i Magazynowania

DLP expert magazyn
DLP expert 1/2014

Tekst pochodzi z magazynu DLP expert 1/2014 (8)- który bezpłatnie można pobrać tutaj: https://www.dlp-expert.pl/magazine

Źródło: Redakcja