Małe firmy zasługują na dobre oprogramowanie

Zdobycze technologii znacząco zwiększają wydajność pracy, pozwalając zaoszczędzić wiele czasu i pieniędzy. Systemy informatyczne, które to umożliwiają, z powodzeniem wdrażane są w dużych i średnich przedsiębiorstwach. Małe firmy wciąż jednak obawiają się często takich rozwiązań. Czy słusznie?

Nietrudno jest przekonać przeciętnego Kowalskiego do zalet wykorzystania rozwiązań IT w życiu prywatnym. Statystyczny obywatel naszego kraju doskonale rozumie, że popularyzacja osobistych urządzeń pozwalających na dostęp do Internetu oraz szeregu aplikacji uczyniła nasze życie znacznie łatwiejszym. Wciąż jednak pojawia się opór w przypadku wykorzystania podobnych narzędzi w działalności zawodowej. Taka postawa często nie ma racjonalnego uzasadnienia, wynika jednak z właściwego większości ludzi lękowi przed zmianą. Są jednak przypadki, w których obawy znajdują potwierdzenie w rzeczywistości.

Jak rozpoznać dobrego producenta oprogramowania?

Wielu producentów obecnych na rynku oferuje oprogramowanie napisane z myślą o najmniejszych podmiotach gospodarczych. Problem polega na tym, że nie dostarczają oni swoim klientom odpowiedniego wsparcia. Programy posiadają błędy, które nie są naprawiane w kolejnych wersjach ani aktualizacjach dostępnych dla dotychczasowych klientów. Dokumentacja programów napisana jest w sposób mało przejrzysty, a funkcja pomocy nie spełnia stawianych przed nią oczekiwań, generując więcej pytań niż odpowiedzi. Wszystko to prowadzi to sytuacji, w której klient kupuje niepełnowartościowy produkt i nie otrzymuje ze strony producenta żadnej pomocy. Z ust do ust przekazywana jest informacja o tym, jak bardzo chybionym okazał się zakup oprogramowania dla małej firmy, rodząc wśród przedsiębiorców opór przed wprowadzaniem tego rodzaju rozwiązań.

Wybierając oprogramowanie dla swojej firmy należy wziąć pod uwagę kilka czynników. Jeżeli w ofercie producenta znajdują się programy, które posiadają kolejne wersje, świadczy to o tym, że dany produkt spotkał się z pozytywnym odbiorem ze strony klientów i firma postanowiła zainwestować w jego rozwój. Kiedy producent posiada w swoim katalogu produkty oznaczone kolejnymi cyframi, możemy domniemywać, że jego nowsze aplikacje w pierwszych wersjach także są dobrze zrealizowane, dzięki doświadczeniu zdobytemu w przygotowaniu poprzednich projektów.

Decydując się na dany program warto sprawdzić, czy jego twórcy oferują wsparcie dla klienta – każdy poważny producent powinien poinformować o warunkach serwisu takiego produktu. Ważna jest także możliwość uzyskania pomocy w razie problemów z korzystaniem z oprogramowania. Dobrze, jeżeli dostawca programu posiada telefoniczną infolinię, z której można skorzystać w awaryjnej sytuacji.

– Przede wszystkim warto zainteresować się zakresem działalności danego producenta

– radzi Tomasz Czarnecki z firmy HDF Polska, tworzącej oprogramowanie dla biznesu.

– Jeżeli firma, oprócz rozwiązań dla małych przedsiębiorstw, przygotowuje także programy na zamówienie dla dużych podmiotów, jest bardziej wiarygodna dla klienta. Doświadczenia zdobyte we współpracy z większymi przedsiębiorstwami dobrze przekładają się na projektowanie aplikacji dla małych firm

– wyjaśnia Czarnecki.

Czy korzystanie z oprogramowania dla firm wymaga specjalistycznej wiedzy?

Zdecydowanie nie. Każdy producent oprogramowania, który rozumie potrzeby swoich klientów, projektuje swoje produkty w taki sposób, by ich obsługa nie wymagała znajomości technologii informatycznych.

Nikt o zdrowych zmysłach nie będzie oczekiwał od szeregowego pracownika małej firmy, że ten będzie przygotowany do radzenia sobie z problemami, które wymagają umiejętności informatyka. Niebranie pod uwagę czasem niskich kompetencji technicznych użytkownika to podstawowy błąd, jaki popełniają twórcy oprogramowania. Dlatego podstawowymi wymaganiami, jakie dobry producent stawia przed swoim programem, są prostota i intuicyjność

– wskazuje Czarnecki z HDF Polska.

Jeżeli produkt realizuje te podstawowe założenia, nauczenie się korzystania z niego nie powinno zająć więcej niż kilka godzin, nawet w przypadku osoby, która dotychczas nie miała do czynienia z podobnym oprogramowaniem. Strach przed nowymi technologiami wynika przede wszystkim z obawy o brak odpowiednich kompetencji do ich wykorzystania. Biorąc jednak pod uwagę fakt, że renomowani twórcy oprogramowania stawiają sobie za cel dostosowanie swoich produktów do umiejętności technicznych laików, ten lęk jest nieuzasadniony. Nie warto rezygnować z wartościowych rozwiązań tylko dlatego, że wydaje się, że nie będzie się w stanie poprawnie ich wykorzystać.

Ile kosztuje oprogramowanie dla firmy?

Kogo stać na zakup oprogramowania biznesowego? Wbrew mitowi funkcjonującemu wśród niektórych przedsiębiorców – w zasadzie każdego. Koszt specjalistycznych programów to czasem zaledwie kilkaset złotych. W przypadku większych rozwiązań, jak na przykład systemów służących do inwentaryzacji środków trwałych, ich cena jest porównywalna do komputera osobistego średniej klasy. Nie jest to więc wydatek, na który nie może sobie pozwolić przeciętny polski przedsiębiorca.

Problemem jest raczej brak świadomości możliwości skorzystania z takiego rozwiązania, które w dłuższej perspektywie znacząco przyczynia się do obniżenia kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Przyspieszenie wykonywania codziennych czynności dzięki ułatwieniom, jakie oferują tego rodzaju programy, pozwala lepiej wykorzystać potencjał pracowników, którzy mogą więcej czasu przeznaczać na wykonywanie właściwych zadań, zamiast skupiać się na czynnościach dodatkowych, które może za nich wykonać komputer wyposażony w odpowiednią aplikację.

Wypróbuj zanim kupisz

Większość producentów udostępnia wersje demonstracyjne swoich programów, które można pobrać z ich strony lub popularnych serwisów zamieszczających testowe oprogramowanie. Jest to dobry sposób, by przekonać się, czy dany program spełnia oczekiwania. W przypadku większych lub bardziej specjalistycznych systemów twórcy rzadko decydują się na stworzenie wersji demo, jednak zawsze można umówić się z danym producentem na prezentację programu w jego siedzibie. W takim przypadku daje to możliwość uzyskania odpowiedzi na dodatkowe pytania i rozwianie wątpliwości, które mogą pojawić się w trakcie podejmowania decyzji o zakupie danego rozwiązania na potrzeby firmy.

Co zrobić w przypadku, kiedy nie udaje się znaleźć odpowiedniego programu dla prowadzonej działalności? Dobrym wyjściem jest zamówienie przygotowania indywidualnego oprogramowania, dostosowanego ściśle do swoich wymagań. Jest to rozwiązanie, które pozwala uzyskać pewność, że zakupiony produkt będzie realizował dokładnie te założenia, których się od niego oczekuje. Pozwala to otrzymać kompletny i dopracowany produkt, który zostanie przygotowany i wdrożony przez wykonawcę – realizacja takiego projektu nie wymaga od zleceniodawcy posiadania własnego informatyka. Wbrew pozorom, cena tej usługi nie czyni jej niedostępną dla małych firm.

Stworzenie prostego programu na zamówienie to koszt rzędu pięciu tysięcy złotych

– zdradza przedstawiciel HDF Polska.

- To więcej niż zakup gotowego produktu, ale w tym przypadku to klient decyduje, jak dokładnie będzie wyglądała aplikacja, którą zamówi dla swojej firmy. Dla niektórych, szczególnie niszowych branż, takie rozwiązanie często jest najrozsądniejsze

– dodaje.

Niezależnie od tego, jaką drogę obierze się podczas zakupu oprogramowania, przed przystąpieniem do poszukiwania najdogodniejszego rozwiązania dla firmy, należy dokładnie sformułować swoje oczekiwania. Dzięki temu uniknie się niepotrzebnych problemów, a także rozczarowania nietrafnym wyborem.

Źródło: HDF