NIEDOPATRZENIA NAJCZĘSTSZĄ PRZYCZYNĄ UTRATY DANYCH  Z FIRMOWYCH ARCHIWÓW TAŚMOWYCH

Przedsiębiorcy korzystający z archiwów taśmowych często zaniedbują kwestię ich bezpieczeństwa i kontroli, zapominając o odpowiednich politykach zarządzania informacjami, co prowadzi do powstawania tzw. dark data – podkreślają specjaliści odzyskiwania danych. Konsekwencje bywają poważne – do laboratoriów Kroll Ontrack na całym świecie, także w Polsce, trafiło w ubiegłym roku niemal 300 przypadków utraty danych z firmowych archiwów taśmowych.

Popularne i istniejące na rynku już ponad 60 lat technologie taśmowe bywają często wybierane przez przedsiębiorców w celu archiwizacji danych. Informacje tworzone i przechowywane w ten sposób przez lata, z czasem osiągają status tzw. „ciemnych danych” (ang. dark data). To – zgodnie z definicją opracowaną przez firmę badawczą Gartner – dane gromadzone i przetwarzane przez przedsiębiorstwo podczas typowych działań biznesowych i na ogół nieużywane w innych procesach. Potencjalnie mogłyby przynosić firmie korzyści, gdyby zostały zebrane i przeanalizowane w odpowiedni sposób. Eksperci podkreślają jednak, że przedsiębiorcy często zaniedbują kwestie katalogowania i opisywania takich danych, a po pewnym czasie, na skutek zaniedbań, przestają zdawać sobie sprawę z tego, jakie informacje znajdują się w archiwach taśmowych.

Prowadzi to do sytuacji wymagających interwencji specjalistów odzyskiwania danych. W 2013 roku laboratoria Kroll Ontrack około 300 razy zajmowały się kwestiami archiwów taśmowych. Z ankiety, przeprowadzonej wśród 600 partnerów handlowych Kroll Ontrack wynika, że niemal 2/3 badanych (60 procent) spotkało się z zapytaniami ze strony klientów, dotyczącymi odzyskiwania danych z taśm.

Pięć typowych scenariuszy związanych z utratą danych z firmowych archiwów taśmowych:

  • Zapisy wewnętrzne: z powodu przepisów branżowych czy firmowej polityki administrowania informacjami, taśmy wracają do obiegu przed upływem czasu, przez jaki powinny być przechowywane.

  • Potrzeby prawne: dział prawny chce skorzystać z danych zgromadzonych na taśmach, ale firma nie dysponuje już oprogramowaniem lub zasobami sprzętowymi, pozwalającymi na wyodrębnienie ich we wskazanym czasie.

  • Migracja: nowe oprogramowanie do backupu zakupione przez przedsiębiorstwo, wymaga obróbki dużej ilości taśm archiwizacyjnych i wielu godzin pracy, przeznaczonych na migrację danych.

  • Uszkodzenia: czynnik zewnętrzny (np. powódź, pożar itp.) powoduje uszkodzenie taśm, co wiąże się z koniecznością skorzystania ze specjalistycznej technologii odzyskiwania danych.

  • Koniec funkcjonowania: przedsiębiorstwo nie przedłuża licencji oprogramowania obsługującego taśmy lub pozbywa się sprzętu służącego do odczytu taśm i traci dostęp do gromadzonych danych.

– Archiwizacja za pośrednictwem taśm to popularna metoda magazynowania danych, głównie ze względu na jej niewielkie koszty i względną łatwość przechowywania nośników. Jednak, gdy administratorzy IT są zmuszeni uzyskać dostęp do gromadzonych w ten sposób zasobów za pośrednictwem aktualnego oprogramowania, sprzętu i bieżącej skatalogowanej struktury archiwizowania, nierzadko pojawiają się problemy. Tymczasem dane archiwizowane na taśmach bywają kopalnią cennych dla przedsiębiorstwa informacji, wymagają więc odpowiedniej opieki

– komentuje Paweł Odor, główny specjalista polskiego oddziału Kroll Ontrack.

Aby uniknąć sytuacji kryzysowych, chronić archiwa taśmowe i zwiększyć szansę na odzyskanie z nich danych, firmy powinny uzupełnić swoje polityki bezpieczeństwa o kilka istotnych zasad:

  • Należy zachować sprzęt i oprogramowanie obsługujące wszystkie rodzaje taśm służących do archiwizacji firmowych danych.

  • Taśmy powinny być prawidłowo oznakowane i skatalogowane, aby można je było łatwo odnaleźć w razie potrzeby.

  • Archiwa taśmowe należy testować co najmniej raz w roku, dokonując losowej próby odczytu.

  • Taśmy powinny być magazynowane w suchym miejscu, powyżej poziomu gruntu. Jeśli uległy uszkodzeniu na skutek kontaktu z wodą, nie należy ich osuszać do czasu przekazania firmie zajmującej się odzyskiwaniem danych.

  • Aby bezpowrotnie usunąć dane z taśm wychodzących z użycia, należy korzystać z demagnetyzera. Kasowanie danych w jakikolwiek inny sposób pozwoli na ich późniejsze odzyskanie.

Źródło: Kroll Ontrack