ERP w chmurze

Podstawą sprawnego działania każdego przedsiębiorstwa jest posiadanie przez niego potrzebnych danych i informacji oraz ich odpowiedni przepływ i analiza. W obecnych realiach raczej trudno wyobrazić sobie nawet małą firmę bez jakiegokolwiek wsparcia informatycznego w tym zakresie.

Mniejsze organizacje mogą poradzić sobie, używając prostych, nawet niezależnych programów. Jednak większe firmy mogą stanąć przed problemem braku powiązań pomiędzy tymi samymi danymi, ale używanymi w różnych działach, co będzie skutkowało brakiem możliwości pełnej ich analizy, a w konsekwencji brakiem pełnego obrazu działania firmy. Odpowiedzią na te problemy są systemy klasy ERP, które poprzez możliwość zintegrowanego zarządzania różnymi rodzajami danych (finansowymi, logistycznymi, danymi produkcji itd.) i prezentacji ich w ujęciu analitycznym pozwalają usprawnić planowanie, realizację i kontrolę procesów biznesowych firmy. Ułatwia to optymalizację wykorzystania zasobów przedsiębiorstwa oraz zachodzących w nim procesów.

Wdrożenie i utrzymanie systemów ERP, jako bardziej złożonych i skomplikowanych rozwiązań IT, wymaga jednak większych nakładów, zarówno finansowych, organizacyjnych, jak i osobowych. Konieczne jest zbudowanie i utrzymanie odpowiedniej infrastruktury IT (np. serwerownie, serwery, zakup oprogramowania), jak również wyszkolenie zespołu administratorów, a następnie ponoszenie kosztów związanymi z utrzymaniem i wszelkimi zmianami w trakcie używania systemu (np. upgrade’y). Wszystkie te koszty są znaczącymi pozycjami w budżetach IT w każdej firmie. Dla mniejszych organizacji mogą one być nawet czynnikiem decydującym o niewdrażaniu systemu ERP, a dla większych – stanowią koszty, które firmy zawsze chciałyby zmniejszać.

Klasycznie, rozwiązania ERP instalowane są na serwerach własnych firmy, dostępne dla użytkowników tylko wewnątrz sieci LAN i często poprzez dedykowane programy klienckie, które instalowane są na komputerach użytkowników. Implikuje to kolejne utrudnienia.

Z drugiej zaś strony obserwujemy zwiększanie się wydajności, szybkości i dostępności łączy internetowych, powiększanie się pojemości dyskowej oraz mocy obliczeniowej komputerów. Właśnie te czynniki tworzą sprzyjające warunki do bardzo szybkiego rozwoju „przetwarzania w chmurze”, który jako idea nowy wcale nie jest. „Cloud computing” oznacza użytkowanie poprzez internet usług IT dostarczonych przez usługodawcę (przy czym może być to zarówno wewnętrzny dział, jak i dostawca zewnętrzny). Usługą tą może być dostęp do zasobu dyskowego, skrzynki pocztowej lub innej aplikacji. Przetwarzanie w chmurze eliminuje konieczność zakupu licencji czy instalowania i administracji oprogramowaniem. Większość (jeśli nie wszystkie) środowisk chmurowych po stronie dostawcy jest zbudowana z wykorzystaniem wirtualizacji i technologii load balancingu, które umożliwiają jednoczesne uruchomienie aplikacji na wielu serwerach jednocześnie i z wykorzystaniem wielu baz danych. Ponadto jest to zupełnie niewidoczne dla użytkowników końcowych, którzy poprzez internet mają dostęp do określonej usługi z dowolnego miejsca i urządzenia. Dostęp do maila, zasobów dyskowych czy innych aplikacji stał się już swoistym standardem i rzeczą oczywistą. Dostęp do swoich maili możemy mieć praktycznie wszędzie tam, gdzie mamy dostęp do internetu, i z dowolnego urządzenia: laptopa, smartfona, tabletu. Współcześnie coraz więcej nowych funkcjonalności umieszczanych jest w chmurze.

Dlaczego więc nie potraktować również systemu ERP jako swoistego typu usługi i nie umieścić go w chmurze, tak aby był dostępny z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie i z dowolnego urządzenia?

Z punktu widzenia użytkownika końcowego faktycznie może nie być to trudne. Z punktu widzenia firmy używającej i przetwarzającej swoje dane w systemie ERP kwestia ta jest dużo bardziej skomplikowana. Umieszczenie systemu ERP w chmurze na pewno daje kilka znaczących korzyści.

Najczęściej podkreślanym benefitem przeniesienia do chmury są niższe koszty budowy takiego rozwiązania i jego eksploatacji. Systemy ERP wymagają najczęściej bardziej skomplikowanej infrastruktury IT. W przypadku używania „ERP in cloud” bezpośrednie koszty budowy serwerowni, jej utrzymania, koszt zakupu serwerów, oprogramowania oraz nakłady na zarządzanie nimi są przeniesione na dostawcę. Odbiorcy, którzy de facto mogą współdzielić taką infrastrukturę, ponoszą miesięczne opłaty za jej użytkowanie. Takie współdzielone koszty są niższe niż budowa własnej struktury IT.

Jeżeli wybieramy wariant chmurowy, nie mamy problemu ze zmianą sprzętu, a dane są przetwarzane bez konieczności przerw w komunikacji i dostępie do poszczególnych modułów. Pod tym względem systemy „cloudowe” są bardziej elastyczne w porównaniu z klasycznymi implementacjami systemów.

Systemy te są bardziej dostępne i otwarte, nie wymagają instalowania specjalnych aplikacji na urządzeniach klientów oraz mogą być osiągalne na dowolnych urządzeniach. Dla firm posiadających dużą ilość pracowników mobilnych zdalny dostęp do zasobów przedsiębiorstwa jest ogromną korzyścią. Dane dla takich pracowników dostępne są online i nie ma konieczności ich migracji z lokalnych urządzeń pracowników do systemu centralnego, co w zależności od charakterystyki prowadzonej działalności może znacząco wpływać na efektywność firmy.

Jednocześnie rozwiązanie daje możliwość elastycznego jego rozwoju. Wraz z rozwojem firmy (np. zwiększanie ilości pracowników czy rozszerzanie obszaru działalności) możliwe jest, w miarę prosty sposób, rozpoczęcie korzystania z nowych usług oferowanych przez dostawcę.

Tematem szeroko dyskutowanym w kontekście chmury jest bezpieczeństwo przetwarzanych w niej danych. Bezpieczeństwo danych w ogóle nie jest tematem prostym i chmura wydaje się nieść dodatkowe zagrożenia, ale należy tutaj wziąć pod uwagę kilka elementów. Na pewno stopień technicznych zabezpieczeń systemów w chmurze jest zazwyczaj wyższy niż przeciętny poziom zabezpieczeń w firmach z własną infrastrukturą IT, wynika to chociażby z możliwości technicznych i organizacyjnych, jakie mogą wdrożyć więksi dostawcy, zajmujący się tym na większą skalę niż niewielkie firmy. Dodatkowo duży, pozytywny wpływ na bezpieczeństwo danych w chmurze mogą mieć też odpowiednie zapisy w umowie, jaką firma zawiera z dostawcą usługi. Unia Europejska również pracuje nad regulacjami prawnymi mającymi zapewnić wyższe bezpieczeństwo danych w chmurze.

Obecnie małe i średnie firmy mogą śmiało brać pod uwagę rozwiązanie „ERP in Cloud” dostarczane przez dostawcę zewnętrznego. Rozwiązanie takie jest porównywalne pod względem funkcjonalnym z rozwiązaniem klasycznym (gdzie firma sama instaluje i utrzymuje system), a jednocześnie bardziej efektywne kosztowo. Koszt stworzenia i utrzymania odpowiedniej własnej infrastruktury IT oraz zapewnienia zespołu administratorów może być dla takich firm relatywnie zbyt dużym obciążeniem finansowym. Korzystając z chmury, przedsiębiorstwa mogą otrzymać rozwiązanie dostosowane do swoich potrzeb, płacąc dokładnie za to, czego używają, bez ponoszenia kosztów pobocznych.

ERP w chmurze
ERP w chmurze, żródło: DLP Expert 4/2013 (7)

W przypadku dużych i bardzo dużych firm kwestia przeniesienia systemu ERP do chmury staje się bardziej skomplikowana. Systemy ERP używane są tam najczęściej już od dawna, stanowią integralny element procesów biznesowych i podstawę funkcjonowania organizacji. Dane przetwarzane w tych systemach dotyczące finansów, logistyki czy planowania produkcji są krytyczne dla ciągłości działania organizacji, dlatego firmy z dużą rezerwą podchodzą do przekazywania swoich danych na zewnątrz. Przetwarzane dane są dla firm niezwykle cenne i stanowią często o ich „być albo nie być”, zatem nie mogą one pozwolić sobie jakiekolwiek straty. Bardzo często ERP mogą być też zintegrowane z innymi, często bardzo specyficznymi i unikalnymi systemami, jak np. systemy automatyki. Przenoszenie takich systemów do chmury może być bardzo trudne technicznie, a ich ewentualna integracja z systemem ERP w chmurze także może nie być łatwa. Dodatkowo firmy takie najczęściej poniosły już bardzo znaczące koszty na infrastrukturę IT czy stworzenie zespołu administratorów, a wykorzystywane przez nich rozwiązania technologiczne to najczęściej takie, gdzie load balancing i wirtualizacja jest standardem. W zależności od obciążenia systemu i zapotrzebowania na moc obliczeniową pozwala to na płynne zarządzenie zasobami serwerowymi. Nie możemy jednak mówić tutaj, że firmy te pracują już w chmurze, ponieważ dostęp do systemów ERP wciąż odbywa się najczęściej poprzez specjalnych klientów i tylko w zakresie sieci LAN danej firmy.

Przenoszenie najważniejszych danych przetwarzanych w systemach ERP do chmur na zewnątrz w takich organizacjach będzie następowało zdecydowanie wolniej, głównie ze względu na ryzyko zakłócania działalności gospodarczej. Na pewno rozwiązanie z chmurą prywatną (przeznaczoną tylko dla danej firmy) oraz we własnych serwerowniach będzie rozwiązaniem bardziej atrakcyjnym ze względu na mniejsze ryzyko zagrożeń. Nie można jednak mówić, że duże firmy nie są w ogóle zainteresowane rozwiązaniem „ERP in cloud” w chmurach publicznych. Model ten dla takich firm może być interesujący w przypadku, w których dane są mniej krytyczne, jak np. e-zamówienia, rekrutacja czy zarządzanie podróżami. Rozwiązania “ERP in cloud” są również bardzo dobrym rozwiązaniem do budowy systemów testowych czy szkoleniowych. Rozwiązanie w chmurze pozwala na szybkie zbudowanie takiego systemu (w niektórych wypadkach nawet dziesięciokrotnie szybsze niż przy standardowym podejściu), używanie go przez wymagany czas i poniesienie opłat dokładnie za ten czas.

Migrację systemów ERP do chmury uważa się za najważniejszy czynnik w ich rozwoju przez następne 10 lub więcej lat. Niemniej jednak ze względu na swoją złożoność systemy te będą jednym z najwolniej przechodzących rozwiązań do chmury z powodu wrażliwości przetwarzanych danych i ich wpływu na prowadzaną działalność gospodarczą. Będzie zmieniać się to w sposób ewolucyjny. Pomimo ogromnego optymizmu i popularności rozwiązań ERP w chmurze proces migracji do chmury dotrze do dużych firm dopiero za jakiś czas. Najpierw rozwiązanie to wdrażać będą mniejsze firmy, dla których zalety redukcji kosztów i większej elastyczności będą przeważać nad kwestiami ryzyka bezpieczeństwa danych czy wyzwaniami integracyjnymi z innymi systemami. Ponieważ rozwiązania „ERP in cloud” oferuje coraz więcej dostawców, ich cena będzie spadać, a jakość rosnąć, a co za tym idzie - będzie skutkowało tworzeniem się coraz bardziej zaawansowanego i bezpiecznego standardu przetwarzania ERP w chmurze.

Autorem jest Pani Anna Jędrzejewska, Konsultant Ekspert KBJ S.A.

DLP expert magazyn
DLP expert 4/2013

Tekst pochodzi z magazynu DLP expert 4/2013 (7)- który bezpłatnie można pobrać tutaj: https://www.dlp-expert.pl/magazine

Źródło: Redakcja