Przypadkowe kliknięcie lub wciśnięcie skrótu klawiszowego w MS Word może być bardzo uciążliwe. Pisząc i stale poprawiając długi tekst, nie mniej kłopotów sprawiają, niesforne mogłoby się wydawać, przypisy.Znalezienie oraz usunięcie przyczyny problemu wymaga często poświęcenia bardzo dużej ilości czasu i energii. Jak rozwiązać najczęściej występujące problemy z popularnym edytorem tekstu, podpowiadają trenerzy Unizeto Technologies na co dzień prowadzący szkolenia dotyczące oprogramowania biurowego.

Problem 1. Przypadkowe wywoływanie niechcianych funkcji

Kiedy piszemy tekst bardzo szybko, łatwo o przypadkowe wciśnięcie klawiszy niepotrzebnie wywołujących jakąś funkcję, np. wstawianie przypisu końcowego. Ciągłe uruchamianie podobnych poleceń może wybijać z rytmu pisania i znacznie utrudniać pracę.

Rozwiązanie:

Microsoft Word umożliwia zarówno przypisywanie nowych, jak i usuwanie istniejących skrótów klawiatury. Jeśli bardzo przeszkadza nam wywoływanie niechcianych funkcji, możemy wykonać opisane poniżej kroki:

W lewym górnym rogu klikamy w menu Dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp (obok przycisku Powtórz). W rozwijanym menu klikamy Więcej poleceń. Wyświetli się okno, u dołu którego klikamy przycisk Dostosuj…

MS Word – sprawdzone sposoby na 3 popularne problemy
Grafika 1, MS Word – sprawdzone sposoby na 3 popularne problemy, źródło: Unizeto Technologies

Następnie w polu Zapisz zmiany w: wybieramy nazwę aktualnie otwartego dokumentu. W menu Kategorie: po lewej stronie wybieramy z jakiej kategorii poleceń pochodzi skrót, a z prawej konkretne polecenie. W polu Bieżące klawisze: pokaże nam się przypisana kombinacja przycisków.

MS Word – sprawdzone sposoby na 3 popularne problemy
Grafika 2, MS Word – sprawdzone sposoby na 3 popularne problemy, źródło: Unizeto Technologies

W celu usunięcia skrótu, zaznaczamy daną kombinację klawiszy i klikamy przycisk Usuń.

Problem 2. Tekst przypisu ucieka na kolejną stronę

Jeśli na danej stronie mamy dużą ilość przypisów i w dodatku są one bardzo obszerne, może zdarzyć się tak, że objaśnienie danego odsyłacza pojawia się na kolejnej stronie, a nie na tej, na której widnieje cyferka. Dzieje się tak, ponieważ skończyło się miejsce przeznaczone na przypisy.

Rozwiązanie:

Pod względem formalnym opisana sytuacja jest poprawnym sposobem wyświetlania. Wiele osób myśli jednak, że przeniesienie opisu jest błędem programu i niepotrzebnie stara się go naprawić. MS Word zaznacza przeniesione opisy dłuższą linią zwaną separatorem kontynuacji przypisu. Jeśli widzimy nad polem przypisów długą linię, oznacza to, że opisy dotyczą przypisu lub przypisów, które znajdują się na poprzedniej stronie. Jeśli jednak nie podoba nam się taki sposób wyświetlania i nie mamy narzuconych sztywnych zasad formatu, możemy spróbować edytować tekst. Pomocna może być zmiana wielkości marginesów, czcionki, zwiększenie odstępu między wierszami etc.

Problem 3. Wstawianie pustej strony, nowa numeracja przypisów, nagłówek dla rozdziału

Pisząc na przykład pracę naukową często wymagane jest od nas, żeby każdy rozdział miał osobny nagłówek, numerację przypisów etc. Dodatkowo potrzebujemy często nienumerowanych stron, np. załączników – na początku i wewnątrz dokumentu tekstowego.

Rozwiązanie:

Aby podzielić dokument należy wykorzystać narzędzie Podział sekcji. W tym celu wybieramy miejsce na stronie, gdzie ma kończyć się sekcja, np. na końcu rozdziału. W menu Układ strony klikamy przycisk Znaki podziału – rozwinie nam się menu. W menu klikamy w Następna strona. Program automatycznie zamknie jedną i rozpocznie kolejną sekcję.

MS Word – sprawdzone sposoby na 3 popularne problemy
Grafika 3,
MS Word – sprawdzone sposoby na 3 popularne problemy
żródło: Unizeto Technologies

W celu ustanowienia nowej numeracji przypisów dla kolejnej sekcji, w menu Odwołania, w polu Przypisy dolne klikamy przycisk znajdujący się w prawym dolnym rogu, który rozwinie opcje. W polu Numerowanie: wybieramy opcję Rozpocznij nową sekcję i klikamy Zastosuj.

Jeśli chcemy przypisać każdemu rozdziałowi osobny nagłówek, wystarczy po dwukrotnym kliknięciu weń wpisać jego treść na którejkolwiek stronie danej sekcji.

W przypadku potrzeby wstawienia pustej lub nienumerowanej strony, np. załącznika – jednostronicowa sekcja może spełniać ten warunek. Pamiętajmy jednak, aby podczas wstawiania kolejnych przypisów wybrać wtedy Ciągłe, w celu kontynuacji numeracji w ramach danego rozdziału.

Źródło: Unizeto Technologies