Excel – 3 tricki na najczęstsze problemy z linkami
Excel – 3 tricki na najczęstsze problemy z linkami

Pomimo intuicyjnego interfejsu rozbudowane funkcje arkusza Microsoft Office Excel nieraz przysparzają użytkownikom nieco kłopotu. Jak rozwiązać najczęściej spotykane problemy z linkami, czyli odwołaniami do komórek znajdujących się w innych skoroszytach, podpowiadają trenerzy Unizeto Technologies prowadzący na co dzień szkolenia z oprogramowania biurowego.

Excel nie chce utworzyć linku

Bardzo często zdarza się, że po wpisaniu w komórkę docelową znaku równości „=” i przejściu do pliku, w którym znajdują się dane, program zamiast utworzyć link, zaznacza całą komórkę z danymi. Dzieje się tak, gdy zamiast otworzyć dwa pliki w raz uruchomionym programie, włączymy program dwa razy. Aby rozwiązać problem, należy zamknąć jeden z plików, przejść do drugiego i otworzyć plik, który właśnie zamknęliśmy, korzystając z polecenia Otwórz znajdującego się w menu Plik programu Excel.

Dane przesunęły się do innych wierszy i kolumn

Kiedy utworzymy dużą liczbę linków, format pliku źródłowego może się zmienić i zrobić nam sporo kłopotu. Nowy format pliku powoduje często przesunięcie tabeli, a co za tym idzie – dane przeskakują do innych wierszy i kolumn. Jeśli układ tabel się nie zmienił, można poradzić sobie w następujący sposób:

1. Otworzyć stary plik źródłowy i plik docelowy z linkami.

2. Przekształcić stary plik źródłowy tak, aby miał dokładnie taki format jak nowy plik źródłowy. Linki w pliku docelowym automatycznie zmienią się podczas dodawania lub usuwania kolumn i wierszy w pliku źródłowym.

3. Zapisać zmiany i zamknąć plik docelowy.

4. Zamknąć stary plik źródłowy, nie zapisując zmian.

5. Otworzyć plik docelowy i zmienić źródło ze starego pliku źródłowego na nowy.

6. Linki powinny teraz odnosić się do właściwych komórek w nowym pliku źródłowym.

Sposobu tego możemy także używać do kopiowania linków, które odnoszą się do innej tabeli tego samego pliku w tym samym układzie. Warto zwrócić uwagę, że kiedy oba pliki są otwarte, linki zmieniają się automatycznie. Kiedy plik docelowy zostanie zamknięty, można wrócić do poprzedniej wersji, używając polecenia cofnij lub zamykając go bez zapisywania zmian.

Jeżeli układ tabel uległ zmianom, niezbędne będzie wykonanie nieco „ręcznej” pracy:

Zamieniamy plik źródłowy przy użyciu polecenia Zmień źródło. Osobno zamieniamy (Ctrl+H) każdą grupę z linków. – Należy pamiętać, żeby zamieniać dłuższe fragmenty linku. Na przykład jeśli chcemy zamienić link 'Płatności'2013!$A$ na 'Płatności'2013!$G$, w polu Znajdź i Zamień na wpisujemy odpowiednio: !$A$ i !$G$, ponieważ operacja dla pojedynczych liter zmieniłaby także literę „a” w słowie „Płatności” i link znów przestałby działać prawidłowo.

Szybkie otwieranie skoroszytu źródłowego

Czasami zdarza się, że skoroszyty źródłowe znajdują się w innych katalogach niż nasz skoroszyt, co utrudnia jego odnalezienie. Istnieją trzy sposoby na szybkie otwarcie skoroszytu źródłowego. W pierwszym klikamy menu Dane, a następnie Edytuj łącza. Pojawia się okno z listą skoroszytów, do których odwołują się nasze formuły. Zaznaczamy interesujący nas skoroszyt i klikamy Otwórz źródło. W drugim przypadku klikamy przycisk Opis i wchodzimy w Opcje programu Excel. W zakładce Zaawansowane odznaczamy pole Zezwalaj na edytowanie bezpośrednio w komórkach. Klikamy OK. Teraz po dwukrotnym kliknięciu komórki zawierającej odwołanie otworzy nam się plik źródłowy. Ostatni sposób to wykorzystanie skrótu klawiszy. Zaznaczamy komórkę, w której znajduje się odwołanie, i wciskamy Ctrl+[ (symbol kwadratowego nawiasu otwartego).

Źródło: Unizeto Technologies