Wielu administratorów działów IT nie przestrzega firmowych polityk bezpieczeństwa danych – wynika z analizy Kroll Ontrack. Specjaliści odzyskiwania danych i informatyki śledczej stworzyli listę błędów, jakich powinni wystrzegać się administratorzy. Osoby odpowiedzialne za ochronę danych w firmach często zapominają o podstawowych procedurach bezpieczeństwa, narażając tym samym przedsiębiorstwa, w których pracują, na poważne straty finansowe i wizerunkowe.

– W przypadku danych firmowych zapisanych w wielu miejscach i na wielu urządzeniach, strata na każdym poziomie może być bardzo dotkliwa i wymaga od administratora szybkiego przywrócenia systemu do działania oraz minimalizacji przestojów w pracy. W tego typu nerwowych sytuacjach zdarza się, iż zespoły odpowiedzialne za bezpieczeństwo danych, w poszukiwaniu tymczasowych, błyskawicznych rozwiązań pomijają ustalone procedury. Naraża to przedsiębiorstwo na poważne ryzyko utraty danych, a tym samym straty finansowe

– mówi Paweł Odor, główny specjalista Kroll Ontrack w Polsce.

Aby zminimalizować ryzyko wystąpienia utraty danych w trakcie zarządzania procesami IT oraz sytuacjami kryzysowymi, administratorzy powinni unikać błędów takich jak:

  • Brak dokumentacji oraz wdrożenia odpowiednich procedur IT dotyczących tworzenia i przechowywania kopii bezpieczeństwa. Specjaliści Kroll Ontrack mieli m.in. do czynienia z sytuacją w której serwer testowy trafił do użycia, ale działu IT nie poinformowano, że znajdują się na nim kluczowe dane, które nie zostały w żaden sposób zarchiwizowane. W innym przypadku, niewłaściwa dokumentacja przyczyniła się do tego, że administratorzy IT odłączyli sieć pamięci masowej SAN, mimo iż była nadal w użyciu.

  • Nieaktualny system operacyjny bądź oprogramowanie antywirusowe. Dzień pracy administratora IT bywa napięty, a zasoby osobowe, jakimi dysponuje – niewielkie, ale warto pamiętać, że zlekceważenie podstawowych procedur takich jak instalacja aktualizacji bezpieczeństwa systemów operacyjnych oraz bieżącej wersji oprogramowania antywirusowego może skutkować poważnym naruszeniem bezpieczeństwa danych.

  • Nieskuteczny backup. Z badania Kroll Ontrack wynika, że 60 procent klientów, którzy utracili dane, przeprowadzało wcześniej backup, ale nie zadziałał on prawidłowo w momencie utraty plików. Nieprawidłowe stworzenie i przeprowadzenie procedur tworzenia kopii zapasowych, m.in. zaniedbanie testowania i kontroli integralności kopii, często prowadzi do utraty danych.

  • Usunięcie danych, które są nadal w użyciu. Do laboratoriów Kroll Ontrack często trafiają prośby o odzyskanie danych z archiwów taśmowych i serwerów, które uważane były za nieużywane, ale wciąż zawierały kluczowe dane. Przed podjęciem akcji administrator IT powinien upewnić się, że dane przeznaczone do usunięcia nie przedstawiają już żadnej wartości.

  • Brak testów bezpieczeństwa. Nawet najmniejsze niedopatrzenie w kwestii bezpieczeństwa IT może doprowadzić do niszczących rezultatów, takich jak utrata danych i poważne konsekwencje finansowe. Warto pamiętać m.in. o ograniczeniu liczby osób posiadających uprawnienia administratora, a w sytuacji zmiany pracy przez którąś z nich – zmienić hasła. Specjaliści odzyskiwania danych mieli niejednokrotnie okazję pracować nad przypadkami spowodowanymi działaniem niezadowolonych byłych pracowników, którzy wykorzystywali dostęp do firmowych danych i celowo kasowali kluczowe dla przedsiębiorstwa informacje.

– W obliczu sytuacji wymagającej nagłej interwencji, administrator IT powinien mieć na uwadze uniwersalne zasady minimalizujące ryzyko utraty danych: unikać paniki, podejmować świadome decyzje bazując na swoich umiejętnościach, wiedzy eksperckiej oraz kontakcie z dostawcą usługi odzyskiwania danych i postępować według wcześniej ustalonych procedur. Bardzo ważna jest też znajomość środowiska i danych, na których pracujemy – tak, aby w sytuacji kryzysowej rozważyć ryzyko, priorytety i zdecydować co jest pilniejsze – szybkie przywrócenie systemu do działania czy ochrona danych, jakie się w nim znajdują – podsumowuje Paweł Odor.

Źródło: Kroll Ontrack